«Ήμουν πάντα εσωστρεφής. Όταν πήρα την πρώτη μου δουλειά μετά την απόκτηση του διδακτορικού μου στη νευροεπιστήμη, ανησυχούσα ότι θα δυσκολευόμουν να επικοινωνήσω με άλλους. Αλλά γρήγορα έμαθα ότι δεν χρειαζόταν να αναγκάσω τον εαυτό μου να είμαι εξωστρεφής. Η πιο υποτιμημένη ικανότητα που έχουν οι επιτυχημένοι άνθρωποι, ειδικά οι εσωστρεφείς, είναι η ικανότητα να γράφουν καθαρά». Έτσι ξεκινά το άρθρο της στο CNBC η Juliette Han. Η ίδια είναι νευροεπιστήμονας, executive βιοτεχνολογίας, μέλος στο Columbia Business School και ακαδημαϊκή σύμβουλος στην Ιατρική Σχολή του Χάρβαρντ. Είναι κάτοχος διδακτορικού διπλώματος στις νευροεπιστήμες από το Πανεπιστήμιο του Χάρβαρντ.
Δεν έχει σημασία σε ποιον κλάδο ανήκετε. Εάν είστε καλός στο γράψιμο, θα έχετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση στις αλληλεπιδράσεις σας — στα email, στις δημόσιες ομιλίες ή ακόμα και στις μικρές συζητήσεις. Η Juliette Han παραθέτει 5 συγκεκριμένες συμβουλές για να το πετύχεις.
1. Επιλέξτε τη σωστή μορφή για το μήνυμά σας
Προτού κοινοποιήσετε μια ιδέα ή ένα αίτημα, αποφασίστε τον καλύτερο τρόπο για την παράδοση των πληροφοριών σας.
Για παράδειγμα, εάν μοιράζεστε μία έρευνα που περιλαμβάνει πολύπλοκα δεδομένα, τότε ένα PowerPoint που εμφανίζει γραφήματα και εικόνες μπορεί να είναι η καλύτερη μορφή.
Εάν ανακοινώνετε αποφάσεις που αφορούν το μάνατζμεντ, στείλτε ένα λεπτομερές email. Τα bullet points είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τους αναγνώστες να εστιάσουν και να αφομοιώσουν τις πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο “STAR”: situation, task, action and result.
Για συζητήσεις όπως ενημερώσεις προόδου ή συλλογή feedbak, αρκεί γενικά ένα σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια προσωπική επίσκεψη.
2. Αποφύγετε εξειδικευμένες ορολογίες
H απλή γλώσσα είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να διατυπωθούν σύνθετα θέματα. Αποφύγετε τις εξειδικευμένες ορολογίες ή τα ακρωνύμια του κλάδου, ανεξάρτητα από το πόσο κατανοητά πιστεύετε ότι είναι.
Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε γραφικά ή αναλογίες για να οδηγήσετε τον άλλο στο σημείο που θέλετε.
3. Μειώστε την προσπάθεια που χρειάζεται να καταβάλει το κοινό
Οι παραλήπτες σας βομβαρδίζονται… με emails και έγγραφα όλη μέρα. Πριν στείλετε λοιπόν οτιδήποτε:
-Υπενθυμίστε τους γιατί τους απευθύνεστε (π.χ. “σχετικά με τη χθεσινή συνάντηση…”).
-Μορφοποιήστε το email ώστε να είναι εύκολο να το διαβάσουν στην οθόνη του κινητού (π.χ. σύντομες προτάσεις με κουκκίδες).
-Ανακαλέστε στοιχεία που αφορούν ενέργειες (π.χ. “τα επόμενα βήματα είναι…”, “η προθεσμία είναι…”).
-Εάν το μήνυμά σας υπερβαίνει τη μία σελίδα, δημιουργήστε ένα έγγραφο για να το επισυνάψετε και χρησιμοποιήστε το email για να παρέχετε κάποια βασικά σημεία.
Μην υποθέτετε ότι το κοινό έχει τις ίδιες γνώσεις/πληροφορίες που έχετε εσείς. Να παρέχετε βασικές πληροφορίες για να φέρετε όλους στην ίδια γραμμή εκκίνησης.
4. Δείξτε τον τρόπο δουλειάς σας.
Εάν ασχολείστε με ένα δυνητικά αμφιλεγόμενο θέμα (π.χ. κατανομή του μπάτζετ ή αναδιάρθρωση ενός τμήματος εταιρείας), παραθέστε στους αναγνώστες στη διαδικασία σκέψης σας.
Αυτή η προσέγγιση δείχνει στους ανθρώπους ότι είστε διεξοδικοί, μπορείτε να συνδυάσετε μια σειρά από διαφορετικές οπτικές και μπορεί να δώσει ένα βασικό πλαίσιο όταν πρόκειται για μεγάλες αποφάσεις. Ζητήστε feedback και σημειώστε τυχόν ανησυχίες.
5. Γράψε με ακρίβεια
Πριν στείλετε οτιδήποτε:
-Μην είσαι… ακατάστατος. Ελέγξτε για τυπογραφικά λάθη, γραμματικά και τυχόν λάθη στους αριθμούς.
-Αποφύγετε τα περιττά αστεία και το χιούμορ. Δεν περνάνε καλά στο γραπτό, ειδικά αν απευθύνεστε άτομα που δεν σας γνωρίζουν.
-Προκαλέστε τον εαυτό σας να αφαιρέσει όσο το δυνατόν περισσότερες λέξεις, προτάσεις και ακόμη και ολόκληρες ιδέες. Μετά τσέκαρε αν έχεις παραθέσει το μήνυμα που θες και είναι πλήρως κατανοητό.
Ουσιαστικά, θα πρέπει να αντιμετωπίζετε τις λέξεις σαν ένα πολύτιμο νόμισμα. Κάθε μία από αυτές μετράει.
