Η επικοινωνία δεν είναι εύκολη. Αλλά όταν στέλνετε ανάμεικτα μηνύματα αποτυγχάνοντας να είστε ειλικρινείς, τα προβλήματα και οι εντάσεις μπορεί να παραμείνουν άλυτα και οι άνθρωποι κάνουν υποθέσεις για το πώς αισθάνεστε. Μπορεί ακόμη και να κάνει τους ανθρώπους να σας σέβονται λιγότερο.
Όπως εξηγεί το CNBC, οι μάστερ της επικοινωνίας φτάνουν στο σημείο και αποφεύγουν αυτές τις φράσεις που το μόνο που κάνουν είναι να εκνευρίζουν τον ακροατή:
1. «Απλά μια φιλική υπενθύμιση…»
Μια έμμεση προσπάθεια να απαιτηθεί προσοχή ή μια ταχύτερη απάντηση. Άλλες φράσεις που πρέπει να εξαλειφθούν: «Όπως είπα στο τελευταίο μου email…», «Δεν είμαι σίγουρος αν λάβατε το μήνυμα μου, αλλά…» ή «Όπως ανέφερα προηγουμένως…».
Αυτές οι φράσεις απλά καμουφλάρουν το αίτημά σας και κάνουν το άλλο άτομο να πιστεύει ότι προσπαθείτε να γκρινιάξετε, να τον κατηγορήσετε ή να είστε αυταρχικός.
Τι να πείτε αντ’ αυτού: Να είστε άμεσοι. Εάν χρειάζεστε μια γρήγορη ανταπόκριση, δεν υπάρχει τίποτα κακό με το να πείτε, «Γεια, λυπάμαι που σας ενοχλώ ξανά, αλλά χρειάζομαι μια απάντηση».
2. «Μην το πάρεις στραβά, αλλά…»
Αυτή η φράση σχεδόν πάντα προλογίζει κάτι… ενοχλητικό ή προσβλητικό. Η λογική πίσω από αυτό είναι ότι αν πείτε στους ανθρώπους εκ των προτέρων ότι θα είστε αγενείς, είναι εντάξει να προχωρήσετε και να το κάνετε. Λάθος.
Τι να πείτε αντ’ αυτού: Η κριτική είναι απαραίτητη, ακόμη και χρήσιμη, αρκεί να μην είστε τρελοί. Σκεφτείτε πριν μιλήσετε: Εστιάζετε στο πρόβλημα που θέλετε να λύσετε;
Αν ναι, είναι καλό να πείτε: «Είναι καλή στιγμή να μιλήσουμε; Υπάρχει κάτι που με ενοχλεί» ή «Ανησυχώ για την απόδοσή σου. Ας το συζητήσουμε».
3. «Το κατάλαβα»
Μερικές φορές, αυτή είναι απλώς μια άλλη φράση για το “Ναι, εντάξει”. Αλλά η σαρκαστική εκδοχή σημαίνει κάτι διαφορετικό: «Σώπα, σε άκουσα» ή «Είσαι ενοχλητικός, άσε με ήσυχο».
Ο σαρκασμός είναι η πιο προφανής μορφή παθητικής επιθετικότητας, και πιθανώς η πιο βλαβερή. Το κοινό σας μπορεί να μην έχει ιδέα ότι είστε αναστατωμένοι, πολύ περισσότερο γιατί είστε αναστατωμένοι. Απλώς τους πετάτε τα συναισθήματά σας… με ελάχιστες πληροφορίες.
4. «Γεια, πώς τα πάμε με αυτο το task που περιμένω;»
Εάν ζητάτε κάτι ως αφεντικό ή συνάδελφος, μην προσποιείστε ότι είστε φίλος. Είναι καλό να είστε σαφείς και να δηλώνετε τι χρειάζεστε και πότε.
Τι να πείτε αντ’ αυτού: Να δράτε από πριν. Υπενθυμίστε τους την προθεσμία και, στη συνέχεια, εξήγησε τους κινδύνους αν χαθεί: «Το χρειάζομαι πραγματικά μέχρι αύριο, διαφορετικά ο πελάτης θα είναι πολύ αναστατωμένος».
5. «Αν αυτό θέλεις να κάνεις…»
Αυτή η φράση υποδηλώνει αποδοκιμασία. Ο ακροατής σας ακούει ένα κοινό ρεφρέν σε καθεμία από αυτές τις φράσεις: «Δεν συμφωνώ. Δεν ξέρεις ποιος είμαι; Τα μπέρδεψες πάλι». Κανένα από αυτά τα μηνύματα δεν είναι χρήσιμο σε κανέναν.
Τι να πείτε αντ’ αυτού: Οι άνθρωποι συνήθως δεν παίρνουν αποφάσεις για να σας αναστατώσουν. Εάν διαφωνείτε, μιλήστε. Παραθέστε όμως το πλεονέκτημα της αμφιβολίας. Απαιτείται η συμβολή σας; Είναι η κατάλληλη στιγμή να πείτε κάτι;
Αν ναι, να είστε ευγενικοί και άμεσοι καθώς υποστηρίζετε αυτό που πιστεύετε ότι είναι καλύτερο: «Τι θα συμβεί αν κάνουμε την Χ κίνηση για αυτό το όφελος;».
