Στην εποχή της πανδημίας, το φαινόμενο με τα… ατελείωτα meetings έγινε ακόμα χειρότερο. O χρόνος που ξοδεύουμε σε συναντήσεις έχει εκτοξευθεί από τότε που οι εργαζόμενοι εγκατέλειψαν μαζικά τα γραφεία πριν από δύο χρόνια.
Όπως σημειώνει το inc.com, ενώ οι ειδικοί μπορει να έχουν διαφωνίες στο εάν η στροφή στην εργασία από το σπίτι ήταν ένα καθαρό κέρδος ή απώλεια για την παραγωγικότητα συνολικά, ένα πράγμα είναι σαφές: Τα meetings είναι εξαντλητικά. Σε κανέναν (εντάξει, σχεδόν σε κανέναν) δεν αρέσει να κοιτάζει τον εαυτό του σε ένα μικρό «κουτί» για ώρες, ενώ η συνεχής διακοπή του κανονικού ωραρίου μπορεί να οδηγήσει τους υπαλλήλους να δουλεύουν πολύ αργά ή νωρίς μεσα στην ημερα, για να βρουν λίγη ησυχία, φλερτάροντας την εξάντληση.
Μια προφανής λύση, ολοένα και πιο δημοφιλής σε μεγάλες εταιρείες όπως η Meta (μητρική του Facebook), είναι απλώς η απαγόρευση συναντήσεων για μία ή περισσότερες ημέρες την εβδομάδα.
Ένα μοντέλο για το οποίο έχουν μιλήσει οι ειδικοί στην παραγωγικότητα πολύ πριν από την πανδημία. Αλλά πόσο μεγάλο αντίκτυπο μπορεί πραγματικά να έχει στην απόδοση και την ευημερία των εργαζομένων; Η σύντομη απάντηση, σύμφωνα με μια νέα μελέτη που δημοσιεύεται στο MIT Sloan Management Review, είναι ότι έχει τεράστιο αντίκτυπο. Αν δεν έχετε ήδη εφαρμόσει μια no-meeting ημέρα (ή δύο ή τρεις) την εβδομάδα, θα πρέπει να εξετάσετε σοβαρά το ενδεχόμενο να δοκιμάσετε την εν λόγω πολιτική.
Μια ημέρα χωρίς meetings σε όλο το γραφείο θα ενίσχυε την παραγωγικότητα έτσι κι αλλιώς, θα σκεφτούν κάποιοι. Αλλά και πάλι οι ερευνητές εξεπλάγησαν από το πόσο μεγάλο αντίκτυπο είχε αυτή η απλή αλλαγή όταν την εξέτασαν στην έρευνα τους, στην οποία συμμετείχαν δεκάδες εταιρείες. Όταν οι εταιρείες απαγόρευσαν τις συναντήσεις για μια μέρα την εβδομάδα, η παραγωγικότητα αυξήθηκε κατά 35%. Όταν απαγόρευσαν τις συναντήσεις για δύο ημέρες την εβδομάδα, ανέβηκε στο εντυπωσιακό 71%. Τρεις ημέρες χωρίς meetings ανέβασαν το συγκεκριμένο ποσοστό στο 73%. Η αυτονομία, η επικοινωνία, η αλληλεπίδραση και η ικανοποίηση αυξήθηκαν επίσης σημαντικά. Η μικροδιαχείριση και το άγχος μειώθηκαν.
Αυτό δεν σημαίνει ότι τα meetings πρέπει να σταματήσουν εντελώς. Όπως σημειώνουν οι ερευνητές του MIT, το ιδανικά αποτελέσματα έρχονται όταν οι συναντήσεις αυτές μειώνονται κατά 60%. Από εκεί και πέρα τα οφέλη εξατμίζονται. «Για παράδειγμα, η ικανοποίηση, η παραγωγικότητα, η αλληλεπίδραση και η συνεργασία μειώνονται όταν οι συναντήσεις καταργούνται εντελώς», συνοψίζουν οι ερευνητές στο άρθρο του MIT.
Ο βέλτιστος αριθμός ημερών χωρίς συναντήσεις είναι τρεις, αφήνοντας δύο ημέρες την εβδομάδα διαθέσιμες για συναντήσεις, για δύο λόγους: Τη διατήρηση των κοινωνικών συνδέσεων και τη διαχείριση εβδομαδιαίων προγραμμάτων, καταλήγουν οι ερευνητές.
Εάν θέλετε να αυξήσετε λοιπόν την παραγωγικότητα της ομάδας σας κατά 73%, τότε απαγορέψτε τα meetings για 3 ημέρες την εβδομάδα.
