Το έχουμε ξανά πει: Ζούμε στην εποχή… των αμέτρητων emails. Και τι μπορείς να κάνεις για να βάλεις μια τάξη; Εδώ είναι μερικές κινήσεις που θα σε βοηθήσουν. Διαφορετικά είναι πιθανό να καταλήξεις να ασχολείσαι με τα emails σου όλο το 24ωρο, και να μην είσαι παραγωγικός εκει που θες.
Κλείσε το πρόγραμμα που διαχειρίζεται τα email σου και προγραμμάτισε κάθε πότε θα κοιτάς για νέα εισερχόμενα μηνύματα
Κανόνας: Η συχνότητα με την οποία οφείλεις να τσεκάρεις τα εισερχόμενα email σου εξαρτάται αποκλειστικά από το πόσο σημαντική είναι η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη δουλειά σου. Με αυτό το δεδομένο, τα email σου μπορείς να τα τσεκάρεις από μια μόλις φορά την ημέρα μέχρι δέκα λεπτά ανά ώρα και για όσο βρίσκεσαι στο γραφείο. Σύμφωνα με τους εδικούς, οποιαδήποτε παραπάνω ενασχόληση με τον «μπελά» του ηλεκτρονικού ταχυδρομείο εν ώρα εργασίας δρα εναντίον της παραγωγικότητάς σου. Κάτι παραπάνω θα ξέρουν.
Μην ασχολείσαι με τα email σου στην αρχή της ημέρας
Αντίθετα, ξεκίνα τη δουλειά κάνοντας κάτι πιο σημαντικό: προγραμματίζοντας τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντά σου για τις ώρες που θα πρέπει να περάσεις στο γραφείο. Η πρώτη ώρα είναι αναμφίβολα η πιο σημαντική της εργασιακής ημέρας σου, πολύ απλά γιατί είναι αυτή που θα υπαγορεύσει τον ρυθμό γι’ αυτές που θα ακολουθήσουν. Το καλύτερο που έχεις να κάνεις, λοιπόν, είναι να την περάσεις κάνοντας κάτι σαφώς πιο εποικοδομητικό από το να σβήνεις spam για μεγεθυντές πέους.
O κανόνας: Διαγραφή, Απάντηση, Αρχειοθέτηση
Ο πιο εύκολος και αποτελεσματικός τρόπος για να βάλεις σε μια κάποια τάξη το χάος του inbox σου είναι ακολουθώντας με ευλάβεια το παραπάνω τρίπτυχο. Έχουμε και λέμε:
> Διαγραφή: Αν δυσκολεύεσαι να ξεδιαλέξεις τί θέλει και τί δε θέλει «σουτάρισμα», απλά αναρωτήσου αν το μήνυμα που σκέφτεσαι να σβήσεις αξίζει να βρίσκεται στο inbox σου. Αλλιώς, delete…
> Απάντηση: Αφιέρωσε σε κάθε email στο οποίο πρέπει ν’ απαντήσεις άμεσα όχι παραπάνω από 2 με 3 λεπτά. Όσα mail χρειάζονται παραπάνω δουλειά, πέρασέ τα σε έναν folderάκι με το όνομα «Εκκρεμεί απάντηση» ή κάτι παρόμοιο και δες τα κάποια στιγμή που θα έχεις περισσότερο χρόνο.
> Αρχειοθέτηση: Φύλαξε μόνο τα μηνύματα αυτά που νομίζεις ότι μπορεί να σου χρειαστούν ξανά κάποια στιγμή στο μέλλον. Αλλιώς, ξέρεις πολύ καλά τι πρέπει να κάνεις…
