Ζούμε στην εποχή… των αμέτρητων emails. Αν δεν κινηθείς σωστά, είναι πιθανό το μήνυμα σου να μείνει αδιάβαστο ή αναπάντητο. Η παρακάτω λίστα μπορεί να σε βοηθήσει. Σε αυτή θα δεις 3 γρήγορα tips για να γράφεις emails που θα κάνουν τη διαφορά και θα πετυχαίνουν τον σκοπό τους.
#1 Χρησιμοποίησε λέξεις-κλειδιά στον τίτλο του θέματος
Το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης ενός email είναι το όνομα σου και το θέμα ή αλλιώς τον τίτλο που του έχεις δώσει. Είναι όχι απλά βασικό αλλά απαραίτητο, ο τίτλος του θέματος να δηλώνει ξεκάθαρα το σκοπό του email και συγκεκριμένα να γνωρίζουν οι παραλήπτες τι θέλεις από αυτούς.
#2 Ξεκίνα το μήνυμα σου με μια περίληψη
Είναι σημαντικό να ξεκινάς το μήνυμα σου με μια σύντομη και περιεκτική δήλωση που να αναγγέλλει το σκοπό του email και ποια ενέργεια χρειάζεται. Αυτή η δήλωση πρέπει να απαντά άμεσα στα ακόλουθα πέντε ερωτήματα: Ποιος, τι, που, πως, πότε και γιατί.
Μια αποτελεσματική εισαγωγή στο μήνυμά σου φιλτράρει ουσιαστικά τις πιο σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να ξέρει άμεσα ο παραλήπτης. Με αυτόν τον τρόπο τον βοηθάει να κατανοήσει πιο γρήγορα το μήνυμα σου και να μπορέσει να δράσει ή να πάρει μια απόφαση άμεσα.
3# Να είσαι σύντομος
Είτε μιλάμε για προφορική επικοινωνία, είτε μιλάμε για γραπτό λόγο, το να μπορείς να συμπτύξεις το νόημα σε όσο λιγότερες λέξεις γίνεται, είναι το κλειδί στην αποτελεσματική επικοινωνία. Για αυτό το λόγο λοιπόν χρειάζεται να κάνεις οικονομία στις λέξεις.
Τα σύντομα email είναι αποτελεσματικότερα από τα μεγάλα. Περιέχουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σε όσο πιο μικρό κείμενο γίνεται ώστε να μην ξεχειλώνει και ο παραλήπτης να μην τις ψάχνει χάνοντας χρόνο.
