Σε όλους μας έχει τύχει: Να έχουμε «πολλά να κάνουμε» μέσα σε λίγο χρόνο. Και ας το παραδεχτούμε, υπάρχουν πάντα περισσότερα πράγματα να κάνουμε. Νέα tasks ξεφυτρώνουν συνεχώς, νέοι πελάτες, νέες συμφωνίες, την στιγμή φυσικά που έχουμε και δουλειές που πρέπει να γίνουν στην προσωπική μας ζωή (ναι, το πλυντήριο ρούχων δεν σταματά ποτέ).
Στην πραγματικότητα, δεν έχει να κάνει με τον χρόνο. Όλοι έχουμε 24 ώρες διαθέσιμες κάθε ημέρα- και αυτό δεν μπορεί να αλλάξει. Αυτό που έχει την μεγαλύτερη σημασία είναι το πως διαχειρίζεσαι τον χρόνο σου. Για αυτό βλέπουμε ανθρώπους που είναι οργανωμένοι και παραγωγικοί, ολοκληρώνοντας όλες τις δουλειές που έχουν, ενώ την ίδια στιγμή κάποιοι άλλοι παραπονιούνται μόνιμα ότι «δεν προλαβαίνουν».
Τώρα λοιπόν θα δούμε 4 απλά τρικ που θα σε βοηθήσουν όταν έχεις «πολλά να κάνεις» μέσα σε λίγο χρόνο.
1# Φτιάξε μια λίστα με τις δουλειές σου και βάλε προτεραιότητες. Το πρώτο βήμα είναι να οργανωθείτε ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε τι πρέπει να κάνετε. Μην προσπαθήσετε να κρατήσετε μια λίστα στο μυαλό σας. Η μνήμη ενός ατόμου δεν είναι το πιο αξιόπιστο πράγμα. Πιθανότατα θα βρεθείτε να ξεχνάτε σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνετε. Κρατήστε ένα σημειωματάριο ή ένα ειδικό app, για να καταγράφετε όλες τις δουλειές και τα tasks που πρέπει να κάνετε. Στην συνέχεια βάλε τις σωστές προτεραιότητες. «Βαθμολόγησε» την κάθε δουλειά ανάλογα με το πόσο σημαντική είναι, και φτιάξε μία κατάταξη. Μετά ξεκίνα να δουλεύεις στο task που έχεις βάλει στο Νο1. Μόλις το ολοκληρώσεις συνέχισε προς τα κάτω στην λίστα σου.
2# Στόχος η ολοκλήρωση, όχι η τελειότητα. Οι τελειομανείς δυσκολεύονται να πετύχουν τους στόχους και να ολοκληρώσουν τις δουλειές τους επειδή τείνουν να επικεντρώνονται πάρα πολύ στο τελικό προϊόν: Αν δεν είναι τέλειο, τότε δεν είναι καλό. Αλλά, εδώ είναι ένα μικρό μυστικό για εσάς: Τα περισσότερα πράγματα δεν χρειάζεται να είναι τέλεια. Απλώς πρέπει να τελειώσουν. Βεβαίως, αυτό μπορεί να μην είναι καλή συμβουλή εάν τυχαίνει να είστε μηχανικός ή χειρουργός, αλλά τα περισσότερα πράγματα δεν είναι τόσο απαιτητικά. Κάνε τη δουλειά σωστά, κάνε τη δουλειά καλά, αλλά μην επιβαρύνεσαι με τις προσδοκίες της τελειότητας γιατί θα καταλήξεις να σπαταλάς υπερβολικά πολύ χρόνο προσπαθώντας να φτάσεις σε ένα ανέφικτο επίπεδο.
3# Πες «όχι». Το έχουμε ξανά πει εδώ στο It’s Possible: Τα «όχι» είναι σημαντικά. Μπορούν να σου απελευθερώσουν χρόνο για να πεις «ναι» σε άλλα σημαντικότερα πράγματα στην δουλειά και στην ζωή σου γενικότερα. Στην περίπτωση μας, έχεις ήδη χτίσει ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα. Και είναι ήδη φορτωμένο. Τι γίνεται αν προκύψουν έκτακτες δουλειές; Πρέπει να πείτε «όχι» στους άλλους, αν δεν έχετε χρόνο ή αν δεν θέλετε να προσθέσετε περισσότερο βάρος στο πρόγραμμά σας. Επίσης μπορείς να πεις σε κάποιον ότι θα ασχοληθείς με αυτό που σου ζητάει «όταν έχεις χρόνο», και να τοποθετήσεις την συγκεκριμένη δουλειά για μια άλλη χρονική στιγμή στο μέλλον (π.χ. αύριο ή την ερχόμενη εβδομάδα).
4# Ο κανόνας των 5 λεπτών. Ένα πολύ χρήσιμο tip. Eάν μια δραστηριότητα θα διαρκέσει λιγότερο από πέντε λεπτά για να ολοκληρωθεί, απλώς κάντε την και ολοκληρώστε την. Στο λιγότερο δυνατό χρόνο. Για παράδειγμα, σκεφτείτε το απλό πλύσιμο των πιάτων. Καθώς η μέρα περνά, έχετε κάποια άπλυτα πιάτα. Θα χρειαστούν ίσως δύο λεπτά για να πλύνετε αυτά τα βρώμικα πιάτα και να τα τοποθετείτε στο ράφι. Τα πιάτα καθαρίζονται εύκολα όταν είναι τα έχουμε χρησιμοποιήσει πρόσφατα. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα όταν τα αφήνετε… για ώρες στο νεροχύτη. Μετά χρειάζεται περισσότερος κόπος για να τα καθαρίσεις. Έτσι, αυτό που θα μπορούσε να ήταν μια πεντάλεπτη δουλειά, τελικά εύκολα μετατρέπεται σε μια δουλειά 20 λεπτών. Και αυτό δεν ισχύει μόνο για πιάτα – πολλές εργασίες χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθούν όταν τις καθυστερήσετε. Και αυτά τα επιπλέον 5 ή 10 λεπτά δεξιά και αριστερά, αθροίζονται στο συνολικό πρόγραμμα σας.
