«Ένα πράγμα που έμαθα από τη συνεργασία με ανθρώπους της Google είναι ότι η παραγωγικότητα είναι μια δεξιότητα που μπορεί να βελτιωθεί. Ουσιαστικά, πρόκειται για τη δημιουργία θετικών εργασιακών συνηθειών που μπορούν να διατηρούνται όλο το χρόνο, ανεξάρτητα από το αν είστε έμπειρο στέλεχος ή μόλις ξεκινάτε την καριέρα σας». Έτσι ξεκινά την ανάλυση της στο αμερικανικό FastCompany η Laura Mae Martin. Η ίδια είναι executive productivity advisor στην Google και manager του Productivity@Google program.
Όπως πολλοί από εμάς μάθαμε τα τελευταία δύο χρόνια, το να είσαι παραγωγικός μπορεί να είναι πολύ δύσκολο όταν συμβαίνει το απροσδόκητο. Το ζήσαμε μέσα στην πανδημία. Αλλά τι μπορείς να κάνεις; Η Martin παραθέτει 4 συγκεκριμένα tips για να διαχειρίζεσαι καλύτερα τον χρόνο σου και να είσαι πιο παραγωγικός.
Διαχείριση χρόνου για μεγάλα και μικρά tasks
«Όλοι έχουμε κολλήσει σε έναν αρνητικό κύκλο αναβλητικότητας όταν αντιμετωπίζουμε μια μεγάλη, δύσκολη ή χρονοβόρα εργασία. Το να αντιμετωπίσεις την εργασία κατά μέτωπο φαίνεται πολύ τρομακτικό και μπορεί να προκαλέσει συναισθήματα άγχους, επομένως το αναβάλλουμε για αργότερα και επικεντρωνόμαστε σε άλλα λιγότερο επείγοντα θέματα. Καθώς πλησιάζει το deadline, γινόμαστε ακόμη πιο ανήσυχοι, επιδεινώνοντας περαιτέρω την αναβλητικότητα. Εκτός από το προφανές μειονέκτημα του να χάσεις ένα deadline, η αναβλητικότητα μας σαμποτάρει, εμποδίζοντάς μας να χρησιμοποιήσουμε το χρόνο μας αποτελεσματικά. Ένας τρόπος για να αποτρέψετε την αναβλητικότητα είναι να προσδιορίσετε τις «ώρες ισχύος» σας – τα χρονικά τμήματα που είστε πιο παραγωγικοί – και να βάλετε τις απαιτητικές εργασίες σας για εκείνη τη χρονική στιγμή. Για παράδειγμα, προσωπικά θεωρώ ότι είμαι πιο παραγωγική το πρωί από τις 7 π.μ. έως τις 9 π.μ., προτού οι συναντήσεις και τα emails απαιτήσουν περισσότερη προσοχή» σημειώνει το στέλεχος της Google. Ενώ εξηγεί ότι ενας άλλος πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο είναι να προσδιορίσετε τις εργασίες που κάνετε πιο συχνά και να βρείτε πιο γρήγορους τρόπους για να τις κάνετε. Πολλοί από εμάς πιθανότατα περνάμε πολύ χρόνο στο inbox μας και σε βιντεοκλήσεις. Αφιερώνοντας μόνο λίγα λεπτά για να μάθετε πώς να βελτιστοποιείτε αυτές τις καθημερινές εργασίες μπορεί να σας εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο μακροπρόθεσμα.
Σχεδίασε μπροστά
Μπορούμε να προβλέψουμε κάποιους περισπασμούς, αποδεχόμενοι ότι θα συμβούν και να μάθουμε πώς να τους διαχειριζόμαστε. Συμβουλές εστίασης, όπως η διατήρηση μόνο ενός tab ανοιχτού και η σίγαση στις ειδοποιήσεις, μπορούν να κάνουν θαύματα. Να ελαχιστοποιήσουν τους περισπασμούς και να αποτρέψουν την αναβλητικότητα. «Συνιστώ επίσης να γράψετε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας το προηγούμενο βράδυ. Γνωρίζοντας τι σας περιμένει θα καταστήσει την ιεράρχηση των εργασιών σας μια πολύ πιο ομαλή διαδικασία και το να έχετε μια πανοραμική θέα μπορεί να σας βοηθήσει να υπολογίσετε πόσο χρόνο θα χρειαστείτε για κάθε αντικείμενο— όλα αυτά πριν καν ξεκινήσετε την εργάσιμη ημέρα. Η διαχείριση εστίασης μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να παραμείνετε σε καλό δρόμο με τις τρέχουσες προτεραιότητες. Εξάλλου, το να λες «ναι» σε κάτι σημαίνει «όχι» σε κάτι άλλο. Υπάρχει πάντα ένας συμβιβασμός» λέει η Martin.
Αναβάθμισε την to-do λίστα σου
Μπορεί να φαίνεται απλό, αλλά η κλασική λίστα υποχρεώσεων είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να παραμείνετε οργανωμένοι. Όταν φτιάχνετε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας, θα πρέπει να τη σκεφτείτε ως έναν χάρτη που θα σας καθοδηγήσει στη διάρκεια της ημέρας σας. Ωστόσο, η βελτιστοποίηση της λίστας υποχρεώσεών σας, ώστε να γίνει κάτι περισσότερο από μια συλλογή πραγμάτων που πρέπει να κάνετε, μπορεί να κάνει θαύματα για την παραγωγικότητα και την ψυχική υγεία.
«Ως καθοδηγητικό πλαίσιο, δημιούργησα τον οδικό χάρτη Ημερήσιου Σχεδίου, τον οποίο προτείνω σε όλους τους συναδέλφους μου, συμπεριλαμβανομένων των στελεχών μας, και προτείνω να τον συμπληρώσουν το προηγούμενο βράδυ για να τους βοηθήσω να οργανώσουν καλύτερα τη μέρα τους. Εκτός από τις τυπικές ενότητες για την καταχώριση εργασιών βάσει χρόνου και επείγουσας ανάγκης, το Ημερήσιο Πρόγραμμα περιλαμβάνει χώρο για να καταγράψετε στιγμές ευγνωμοσύνης και ενσυνειδητότητας, επειδή η έρευνα δείχνει ότι η εξάσκησή τους μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και συνεργατικοί—όλα απαραίτητα για την αποφυγή του burnout», λέει η Martin.
Βρες το στιλ σου
Ο καθένας έχει διαφορετικό στυλ εργασίας και η κατανόηση του τι λειτουργεί για εσάς (και τι όχι) θα σας βοηθήσει να βρείτε τις συνήθειες παραγωγικότητας που ταιριάζουν στις ανάγκες σας.
Αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε tasks στα οποία ήσασταν πιο παραγωγικοί. Με τι ασχολείσαι και πώς πέτυχες τους στόχους σου; Πώς μείνατε οργανωμένοι και με κίνητρο; Θα πρέπει επίσης να αναλογιστείτε περιπτώσεις όπου ίσως δεν ήσασταν τόσο παραγωγικοί ή δυσκολευτήκατε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και να εντοπίσετε τυχόν επαναλαμβανόμενες πηγές τέτοιων προβλημάτων.
