Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί όχι απλά ένα δημοφιλές μέσο επικοινωνίας αλλά κι ένα πολύ χρήσιμο επαγγελματικό εργαλείο. Ένα εργαλείο το οποίο, αν χρησιμοποιήσεις σωστά, μπορεί ν’ «απογειώσει» την καριέρα σου, ειδικότερα δε αν δραστηριοποιείσαι στον τομέα του εμπορίου και των πωλήσεων. Με αυτά τα δεδομένα, λοιπόν, ιδού τέσσερις κανόνες που πρέπει ν’ ακολουθήσεις προκειμένου να συντάξεις το τέλειο επαγγελματικό email.
1. Χρησιμοποίησε πιο προσωπικό τόνο
Χρησιμοποιώντας κάποιο από τα προϋπάρχοντα πρότυπα («templates») email κερδίζεις χρόνο, χωρίς αυτό, βέβαια, να σημαίνει ότι δεν μπορείς να δημιουργήσεις και το δικό σου πρότυπο. Ωστόσο, αν τελικά αποφασίσεις να δημιουργήσεις το δικό σου πρότυπο, φρόντισε αυτό να είναι χωρισμένο σε θεματικές ενότητες τόσο μεγάλες ώστε να έχεις τον χώρο που απαιτείται για να μπορέσεις να εκφραστείς στον παραλήπτη σε πιο προσωπικό τόνο.
Στην τελευταία από τις ενότητες αυτές φρόντισε να αναφέρεις τα προσωπικά σου στοιχεία όπως το όνομά σου, την επωνυμία της επιχείρησης σου ή της επιχείρησης στην οποία εργάζεσαι, την έδρα της κ.ο.κ. Μια καλή ιδέα θα ήταν επίσης να συμπεριλάβεις στο κείμενό σου μια πρόταση στην οποία θα αναφέρεσαι κολακευτικά σε κάποιο πρόσφατο «κατόρθωμα» του παραλήπτη -για παράδειγμα «Πρόσφατα διάβασα το σχετικό άρθρο σας στο τάδε website, το οποίο υπήρξε ιδιαίτερα διαφωτιστικό για το δείνα ζήτημα». Με τον τρόπο αυτό θα δείξεις στον παραλήπτη του μηνύματός σου ότι όχι μόνο τον γνωρίζεις αλλά και ότι παρακολουθείς τη δουλειά του, γεγονός που σαφώς και θα εκτιμήσει ιδιαιτέρως.
2. Γράψε λίγα και καλά
Θέλεις να κάνεις έναν (πολυάσχολο) άγνωστο να αφιερώσει χρόνο και προσοχή στο μήνυμα που θα του στείλεις; Αν ναι, φρόντισε το μήνυμά σου να είναι όσο το δυνατό πιο ολιγόλογο και περιεκτικό γίνεται -εξάλλου, το πιο πιθανό είναι ότι ο άνθρωπος στον οποίο έστειλες το μήνυμα δεν πρόκειται να διαβάσει παρά μόνο τις πρώτες προτάσεις του κειμένου σου και, μάλιστα, «διαγώνια».
Για να κερδίσεις λοιπόν το ενδιαφέρον του αναγνώστη σου θα πρέπει να μπεις στο «ψητό» όσο πιο γρήγορα γίνεται, αποφεύγοντας, ωστόσο, να του αποκαλύψεις τα πάντα. Σκοπός σου είναι να του κεντρίσεις το ενδιαφέρον του και να του δημιουργήσεις την ανάγκη να θελήσει να μάθει περισσότερες πληροφορίες για ό,τι κάνεις.
3. Ποτέ μη ζητάς λεφτά από την πρώτη στιγμή
Μην αποπειραθείς να πουλήσεις κάτι σε κάποιον από το πρώτο σου email. Όπως λέγαμε και προηγουμένως, σκοπός του πρώτου μηνύματός σου είναι πρώτα να κεντρίσεις κι εν συνεχεία να κορυφώσεις το ενδιαφέρον του.
Μια παλιά όσο και δοκιμασμένη συνταγή για να το πετύχεις αυτό είναι κάνοντας μια ερώτηση. Μια ερώτηση που, φυσικά, αφορά ένα πρόβλημα το οποίο πιθανότατα αντιμετωπίζει ο αναγνώστης σου στην καθημερινότητά του και το οποίο μπορεί να λυθεί με τη βοήθεια του προϊόντος που πουλάς ή με την υπηρεσία την οποία προσφέρεις.
Στόχος σου είναι να δημιουργήσεις την εντύπωση στον αναγνώστη σου ότι αυτό που γνωρίζεις εσύ αλλά δε γνωρίζει εκείνος όχι μόνο του είναι εντελώς απαραίτητο αλλά, ενδεχομένως, θα κάνει και τη ζωή του πολύ πιο εύκολη.
4. Δείξε επιμονή χωρίς να γίνεσαι φορτικός
Η αποστολή ενός δεύτερου email μετά από το πρώτο (σ.σ. αυτό που στ’ Αγγλικά ονομάζεται «Follow Up») αποτελεί από μόνη της μια ξεχωριστή τέχνη, κυρίως επειδή πρέπει να γνωρίζεις καλά όχι μόνο τον σωστό τρόπο για να το συντάξεις αλλά και το ακριβή χρόνο που θα πρέπει να το στείλεις.
Ο γενικός κανόνας αναφέρει ότι μεταξύ του πρώτου και του δεύτερου email σου καλό θα ήταν να παρεμβάλλεται ένα χρονικό διάστημα τουλάχιστον δύο εβδομάδων. Επιπλέον, αν κάποιος παραλήπτης δε σου απάντησε ποτέ, προσπάθησε να του στείλεις μόνο ένα «συνοδευτικό» / follow up email ή, στη χειρότερη των περιπτώσεων, μέχρι δύο. Τέλος, καλό θα ήταν τα μηνύματα αυτά να διακρίνονται από ψυχραιμία, αποφεύγοντας παράλληλα να εκφράσεις γραπτώς τις υποθέσεις σου για τους λόγους για τους οποίους δε σου απάντησε ο παραλήπτης (παράδειγμα προς αποφυγή: «σας έστειλα email την περασμένη εβδομάδα αλλά επειδή δεν μου απαντήσατε και υπέθεσα ότι δεν το λάβατε, θα σας καλέσω εντός της ημέρας στο τηλέφωνο»).
Πηγή: Askmen.com
