Συνέβαινε πάντα. Αλλά συμβαίνει ακόμα πιο έντονα στην εποχή της remote εργασίας: Οι εργοδότες/managers δυσκολεύονται να δουν πόσο σκληρά εργάζεται η ομάδα τους. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να διαπιστώσετε το εξής: Ότι έχετε κατακλυστεί με tasks και ότι τα νέα αιτήματα έρχονται πριν καν ολοκληρώσετε τα παλιά.
Και είναι σίγουρο πως αν συνεχίσεις σε αυτό το μονοπάτι, αργά ή γρήγορα θα βρεθείς σε αδιέξοδο. Τι μπορείς να κάνεις για να βελτιώσεις την κατάσταση; Το αμερικανικό FastCompany παραθέτει 3 tips για να εξηγήσεις στο αφεντικό σου ότι σου φορτώνει… υπερβολική δουλειά.
1# Τεκμηρίωσε τα tasks σου
Δεν μπορείτε απλώς να πάτε στο αφεντικό σας και να πείτε ότι έχετε πάρα πολλή δουλειά να κάνετε. Πρέπει να είσαι πιο συγκεκριμένος από αυτό. Nα έχετε μια σαφή λίστα με όλες τις υποχρεώσεις σας, μαζί με ημερομηνίες έως τις οποίες πρέπει να ολοκληρωθούν αυτές οι εργασίες, εκτιμήσεις του χρόνου που θα χρειαστεί για να ολοκληρωθούν οι εργασίες και άλλα άτομα (εντός ή εκτός του οργανισμού) στα οποία βασίζεστε για να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες. Αυτή η λίστα είναι σημαντική, επειδή ένα μεγάλο μέρος της επίλυσης του προβλήματος του φόρτου εργασίας είναι η κατανόηση των αλλαγών που θα πρέπει να γίνουν για να έχετε έναν διαχειρίσιμο αριθμό εργασιών. Υπολογίσετε τον χρόνο που θα αφιερώσετε στις εργασίες, γιατί είναι πιθανό ένας λόγος για την αίσθηση της υπερκόπωσης σας να είναι ότι ξοδεύετε υπαρβολικά πολύ χρόνο στον κάθε task για να το κάνετε… τέλεια. Γνωρίζετε ότι (γενικά) όσο περισσότερη δουλειά καταβάλλετε σε μια εργασία, τόσο καλύτερο το αποτέλεσμα θα έχετε. Ωστόσο, κάθε εργασία που σας ανατίθεται δεν απαιτεί απαραίτητα ένα εξαιρετικά «γυαλισμένο προϊόν». Μερικές φορές, χρειάζεται απλώς να προωθήσετε ένα έργο προς τα εμπρός χωρίς να κάτσετε να αναλύεται κάθε πιθανό σενάριο.
2# Ανέλυσε την ροή της εργασίας σου
Πρώτον, το αφεντικό σας μπορεί να μην γνωρίζει τον αριθμό των άλλων ατόμων που μπορούν να προσθέσουν πράγματα στη λίστα υποχρεώσεων σας. Αυτός μπορεί να είναι ο λόγος που το αφεντικό σας δεν αντιλαμβάνεται πόσα είναι στην πλάτη σας. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν επίσης να είναι χρήσιμες για να αποφασίσετε ποια άτομα θα μπορούν να σας δώσουν νέες εργασίες και πώς θα πρέπει να χειρίζεστε αυτές τις προσθήκες στη λίστα εργασιών σας. Δεύτερον, το να γνωρίζετε τη θέση συγκεκριμένων εργασιών στη συνολική ροή εργασιών της ομάδας είναι πολύτιμη, επειδή βοηθά να προσδιορίσετε ποιες άλλες πτυχές ενός project εξαρτώνται από τη συνεισφορά σας. Αυτή η γνώση θα βοηθήσει τόσο στον καθορισμό προτεραιοτήτων για την εργασία που κάνεις, όσο και στο να σκεφτείς ποιος θα μπορούσε να αναλάβει μέρος της εργασίας που δεν μπορείς να ολοκληρώσεις.
3# Πρότεινε προτεραιότητες
Αν λοιπόν αποδειχτεί ότι οι εργασίες στοιβάζονται επειδή όντως είναι πολλές και οχι επειδή εσύ δεν είσαι αποτελεσματικός, τότε θα πρέπει να καθορίσετε ποιες εργασίες θα εκτελεστούν και ποιες είτε θα μπουν stand by ή θα δοθούν σε κάποιον άλλο. Η πραγματική απόφαση μπορεί τελικά να ανήκει στο αφεντικό σας, αλλά εσείς έχετε κάποιες πληροφορίες σχετικά με τις αλληλεπιδράσεις σας με συναδέλφους και πελάτες που δεν έχει το αφεντικό σας. Επομένως, προτού απλώς παρουσιάσετε τη λίστα εργασιών και τη ροή εργασιών σας, σκεφτείτε σε τι θα δίνατε προτεραιότητα εάν η απόφαση ήταν δική σας. Γράψτε πώς θα δικαιολογούσατε αυτή την απόφαση. Φέρτε αυτές τις πληροφορίες στη συνάντηση. Η λίστα προτεραιοτήτων παρέχει ένα σημείο εκκίνησης για τη συζήτηση. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι το αφεντικό σας συμφωνεί με τη σύστασή σας. Αν το αφεντικό σας προτείνει ένα διαφορετικό σύνολο προτεραιοτήτων από αυτό που καταλήξατε, αυτό είναι επίσης πολύτιμη πληροφορία. Προσανατολίστε τη συζήτηση στην κατανόηση του συλλογισμού πίσω από την απόφαση, γιατί αυτό θα σας δώσει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το πώς σκέφτονται τα άτομα σε εποπτικούς ρόλους μέσα στην εταιρία.
