Πιθανόν στο email σου φτάνουν πάρα πολλά μηνύματα κάθε ημέρα. Σε κάποια απαντάς, κάποια άλλα απλά διαβάζονται, ενώ αρκετά μπορεί να μην ανοίγονται καν. Την ίδια στιγμή, δημιουργείς και δικά σου emails για να τα στείλεις εκει που θες. Μια κατάσταση που αναμφίβολα τρώει πολύ χρόνο. Ο Paul Argenti, καθηγητής εταιρικής επικοινωνίας στο Tuck School of Business at Dartmouth College , παραθέτει τις δικές του συμβουλές, μέσα από μια ανάλυση που δημοσιεύτηκε στο Harvard Business Review. Στόχος να διαχειριστείς όσο καλύτερα γίνεται το Inbox σου.
«Ο μέσος άνθρωπος ελέγχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο «πάνω από εβδομήντα φορές την ημέρα», γράφει ο ίδιος, επικαλούμενος έρευνα του University of California Irvine.
Και συμπληρώνει: «Στο ακραίο σενάριο ο αριθμός αυτός μπορεί να πλησιάσει 350 φορές την ημέρα». Μια διαδικασία που δημιουργεί άγχος και τρώει ένα μεγάλο κομμάτι του χρόνου σου.
Ας υποθέσουμε λοιπόν ότι μόλις άνοιξες ένα email και είσαι έτοιμος να απαντήσεις. Εκεί πρέπει να κάνεις… μια παύση, όπως λέει ο Argenti. Και να σκεφτείς: θα πρέπει να αποσταλεί αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Όπως εξηγεί, ένα ανεπιθύμητο email πιθανότατα δεν χρειάζεται απάντηση. Μια απάντηση, συνήθως φέρνει με την σειρά της νέες ενέργειες και επιπλέον μηνύματα. Άρα κι άλλος χαμένος χρόνος.
Αν είσαι manager και χρησιμοποιείς το email ως ένα εργαλείο υπενθύμισης, απέφυγε να στείλεις μηνύματα π.χ. μέσα στο Σαββατοκύριακο. Σίγουρα οι παραλήπτες δεν θα εκτιμήσουν ότι τρως τον χρόνο τους εκτός γραφείου.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συχνά λιγότερο αποτελεσματικό από μια συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο “δεδομένης της ασύγχρονης φύσης της αλληλεπίδρασης”, γράφει ο καθηγητής. Δεν είναι ιδανικό για “όλες τις καθημερινές μας επικοινωνίες, αν και οι περισσότεροι από εμάς το αντιμετωπίζουμε ως τέτοιο”, σημειώνει. Αλλά εάν πρέπει να στείλεις το μήνυμα email, ρώτα τον εαυτό σου: “Ποιος είναι ο ακροατής μου” και “Ποιο μήνυμα πρέπει να μεταφέρω;”.
Και κάτι ακόμα οργανωτικό: Φρόντισε στο email που θα στείλεις, να έχεις βάλει σωστά τα άτομα στο «to» και στο «cc». Όσοι μπουν στην δεύτερη κατηγορία, θα ξέρουν ότι έχουν συμπεριληφθεί απλά για να δουν κάποιες πληροφορίες και δεν χρειάζεται απαραίτητα να απαντήσουν.
