Ο Steve Jobs, συνιδρυτής της Apple, έγραψε αρκετά emails κατά τη διάρκεια της ζωής του. Πολύ λίγα από αυτά όμως είδαν το φως της δημοσιότητας και όσα δημοσιεύθηκαν αποτελούν πραγματικό εγχειρίδιο αναφορικά με πώς πρέπει να είναι ένα σωστό email. Αν λοιπόν αναρωτιέσαι πώς μπορείς να γράψεις το τέλειο email, μία προσεκτική ματιά στον τρόπο που ο Steve Jobs έγραφε τα δικά του, θα σε βοηθήσει.
1.Απευθυνόταν στον παραλήπτη με το μικρό του όνομα
Χρησιμοποιώντας το μικρό όνομα κάποιου, σε βοηθάει να αποκτήσεις οικειότητα, να δημιουργήσεις μία σχέση μαζί του και να καλλιεργήσεις εμπιστοσύνη.
Κάν’ το και εσύ: Αυτό βέβαια δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να απεθύνεσαι σε όλους με το μικρό τους όνομα, ειδικά αν δεν τους γνωρίζεις τόσο καλά. Όταν όμως η επικοινωνία και η σχέση σου με τον παραλήπτη το επιτρέπει ακολούθησε το παράδειγμα του Jobs.
2. Τα σκεφτόταν πολύ καλά
Δεν γνωρίζουμε πόση ώρα χρειαζόταν ο Jobs για να γράψει ένα email. Αυτό που γνωρίζουμε όμως είναι ότι εξηγούσε με απλό και κατανοητό τρόπο τη θέση του, χρησιμοποιώντας καθημερινή γλώσσα.
Κάν’ το και εσύ: Πριν στείλεις ένα email, πάρε τον χρόνο σου. Σκέψου ότι μέσω αυτού θέλεις να επηρεάσεις τον παραλήπτη, είτε αυτό σημαίνει ότι θέλεις να τον πείσεις για κάτι και να του ασκήσεις επιρροή ή να χτίσεις την σχέση σου μαζί του. Αν πρόκειται μάλιστα για ένα σημαντικό email, φτιάξε πρώτα ένα προσχέδιο και πριν το στείλεις προσπάθησε να το διαβάσεις από την σκοπιά του άλλου και αν χρειαστεί διόρθωσέ το. Σκέψου αν είναι σαφές, ευκολοδιάβαστο, αν πλατειάζει ή αν γράφεις κάτι που μπορεί αργότερα να μετανιώσεις. Συνέχισε να το διαβάζεις μέχρι να βεβαιωθείς ότι πληροί όλες τις προϋποθέσεις.
3. Ήταν πολύ καλογραμμένα και απλά
Σε όλα τα email του ο Jobs χρησιμοποιούσε σωστή χρήση πεζοκεφαλαίων, σύνταξη, γραμματική, ορθογραφία και σημεία στίξης. Από την άλλη χρησιμοποιούσε απλή γλώσσα στα email του, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι ήταν πρόχειρα γράμμενα. Ένας ξεκάθαρος τρόπος σκέψης οδηγεί σε ένα κατανοητό τρόπο γραφής και το αντίστροφο.
Κάν’ το και εσύ: Δεν υπάρχει κανένας λόγος να χρησιμοποιείς στομφώδεις εκφράσεις και ιδιωματισμούς για να εντυπωσιάσεις τον άλλον.Για να κάνεις τα email σου να ξεχωρίζουν και να μην φαίνονται πρόχειρα, δώσε μεγάλη προσοχή έτσι ώστε ο τρόπος γραφής σου να αποτυπώνει ξεκάθαρα τις σκέψεις σου. Δίνοντας σημασία στις λεπτομέρειες, θα καταφέρεις να τα κάνεις να ξεχωρίζουν και θα δώσεις καλύτερη εντύπωση στον παραλήπτη.
4. Εμπεριείχαν συναισθηματική νοημοσύνη
Κανείς δεν θέλει να αισθάνεται ότι του επιβάλλουν μία άποψη με το ζόρι. Τα email του Jobs απέπνεαν εμπιστοσύνη και συγχρόνως ταπεινοφροσύνη. Δεν ήταν λίγες οι φορές μάλιστα που ο ίδιος πετούσε στον παραλήπτη το μπαλάκι είτε για να κάνει πίσω και να συμμορφωθεί είτε για να προτείνει εκείνος μία λύση.
Κάν’ το και εσύ: Όταν στέλνεις ένα mail στόχος πρέπει να είναι να κάνεις τον παραλήπτη να αισθανθεί ότι είναι μέρος της διαδικασίας και όχι υποχείριό σου. Με αυτόν τον τρόπο θα δημιουργήσεις ένα κλίμα εμπιστοσύνης τονίζοντας παράλληλα τα προβλήματα και τις ανησυχίες σου.
5. Έκλειναν με την υπογραφή του
Ο Jobs έκλεινε πάντα τα email του χρησιμοποιώντας το όνομά του για να το κάνει το πιο προσωπικό και άμεσο.
Κάν’ το και εσύ: Με τον ίδιο τρόπο που δεν θα τελείωνες ποτέ μία συζήτηση χωρίς να πεις αντίο, έτσι θα πρέπει να είσαι πολύ προσεκτικός στο κλείσιμο του email σου. Προσπάθησε λοιπόν να χτίσεις ή να διατηρήσεις μία σχέση με τον παραλήπτη του κάθε email που στέλνεις υπογράφοντας με τον τρόπο που αρμόζει σε κάθε περίπτωση.
Πριν στείλεις λοιπόν το επόμενο email, σκέψου το καλά, δώσε μεγάλη προσοχή στον τρόπο γραφής του και προσπάθησε να το κάνεις κατανοητό, μικρό, περιεκτικό και το σημαντικότερο; Συναισθηματικά έξυπνο.
Πηγή: Thrive Global Greece
