Είναι αλήθεια ότι στην digital εποχή που ζούμε, υπάρχουν πολλοί περισπασμοί μέσα στην εργάσιμη ημέρα: Από τις ειδοποιήσεις στα social media, μέχρι τις πλατφόρμες επικοινωνίας τύπου Slack ή Viber. Αλλά σίγουρα υπάρχει ένας βασικός περισπασμός ακόμα πιο πάνω από όλους: Τα emails.
Οι εργαζόμενοι ελέγχουν τα email τους κατά μέσο όρο 11 φορές την ώρα, δηλαδή 88 φορές σε μια νορμάλ εργάσιμη ημέρα. Αυτό λέει ο Expert Παραγωγικότητας και συγγραφέας, Chris Bailey. Στο τελευταίο του βιβλίο με τίτλο «Hyperfocus: How to Be More Productive in a World of Distractions», ο ίδιος περιγράφει μια σειρά από τρικ τα οποία εφαρμόζει και μπορούν να σε κάνουν πιο παραγωγικό.
Μέσα σε αυτά είναι ο «κανόνας των 5 προτάσεων» που αφορά τα emails, όπως εξηγεί το CNBC. Είναι ένας τρόπος για να μειώσεις τον χρόνο που σου «τρώνε» τα emails κατά 50%. Πως λειτουργεί: Όταν ο Bailey απαντά σε emails, τα μηνύματα του εμπεριέχουν πάντα μέχρι 5 προτάσεις. Ποτέ παραπάνω. Μάλιστα σημειώνει τον κανόνα στην υπογραφή του ηλεκτρονικού μηνύματος, λέγοντας: «Για να σεβαστώ τον χρόνο σας και τον δικό μου, γράφω κάθε email σε πέντε προτάσεις ή λιγότερες». Για οτιδήποτε απαιτεί μεγαλύτερη απάντηση, σηκώνει το τηλέφωνο.
Όπως τονίζει ο συγγραφέας, αυτός ο απλός κανόνας όχι μόνο μείωσε τον χρόνο που ξοδεύει στα emails, αλλά επίσης τον βοήθησε να χτίσει καλύτερες σχέσεις με τους ανθρώπους που επικοινωνεί. Είδε στην πράξη ότι οι άνθρωποι εκτιμούν τις σύντομες, προσεκτικές απαντήσεις μέσω email, όπως παραδέχεται στο CNBC.
Το ακόμα καλύτερο: Πλέον διαπιστώνει ότι και πολλοί άλλοι επαγγελματίες σημειώνουν τον «κανόνα των 5 προτάσεων» στην υπογραφή και των δικών τους emails.
