Τα βαρετά meetings υπήρχαν πάντα. Από την έναρξη της πανδημίας και μετά, αυτά μεταφέρθηκαν… στην οθόνη σου. Τα video meetings πολλαπλασιάστηκαν.
Η Microsoft ανέφερε πρόσφατα ότι την άνοιξη του 2022, ο αριθμός των διαδικτυτακών meetings υπερδιπλασιάστηκε παγκοσμίως από την έναρξη της πανδημίας και μετά.
Ήδη αρκετές εταιρείες έχουν λάβει μέτρα για να μειώσουν τα zoom. Ειδικότερα το Shopify ενθάρρυνε πρόσφατα τους υπαλλήλους να μην μπαίνουν σε όλα τα meetings, ενώ όρισε μία ημέρα όπου δεν θα γίνονται καθόλου «διαδικτυακές συναντήσεις»
Τι μπορείς να κάνεις; Εδώ είναι μερικές συμβουλές όπως τις διαβάσαμε στην Washington Post.
Κάντε ένα ξεσκαρτάρισμα
Μία καλή ιδέα θα ήταν να ρίξετε μία ματιά στο ημερολόγιό σας και να δείτε όλες τις τηλεδιασκέψεις που κάνατε τον προηγούμενο μήνα.
Δείτε αν μερικά meetings ήταν ανούσια και θα μπορούσαν να ακυρωθούν και ενδεχομένως σκεφτείτε αν σε μερικά η παρουσία σας ήταν περιττή. «Το να απαλλαγούμε από όλες τις περιττές συσκέψεις μπορεί να είναι μια καλή αρχή» δήλωσε η Leslie Perlow, καθηγήτρια στο Harvard Business School.
Κατανοήστε τον σκοπό του meeting
Αν είστε ο διευθυντής που καλεί σε meeting τους εργαζομένους, τότε κάντε αυτές τις 3 ερωτήσεις στο μυαλό σας:
«Υπάρχει ένας επιτακτικός λόγος για να γίνει αυτό το meeting; Θα υπάρχει σε αυτό το meeting αλληλεπίδραση; Υπάρχει εναλλακτική μέθοδος επικοινωνίας που θα ήταν εξίσου αποτελεσματική;»
Αν δεν υπάρχει ουσιαστική απάντηση στα παραπάνω, τότε ίσως η καλύτερη ιδέα θα ήταν να στείλετε απλώς ένα email.
Η Raffaella Sadun, καθηγήτρια διοίκησης επιχειρήσεων στο Harvard Business School, δήλωσε ότι θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε πως ένα meeting συμβάλλει στους στόχους της ομάδας.
Να μην πρέπει να είσαι… σε όλα τα meetings
Οι εργαζόμενοι μπορεί να διαπιστώσουν ότι προσκαλούνται τακτικά σε συναντήσεις που τους τρώνε χρόνο. Άρα μπορούν να πουν απλώς ”όχι”; Ο Steven Rogelberg, ο οποίος διδάσκει οργανωτική επιστήμη, μάνατζμεντ και ψυχολογία στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας πρότεινε οι hosts της συνάντησης να δημιουργήσουν μια κουλτούρα που είναι ευαίσθητη στον χρόνο των συμμετεχόντων, επιτρέποντας στους ανθρώπους να παρακολουθούν μόνο τα μέρη που σχετίζονται με αυτούς.
«Μπορείτε να προτείνετε στους εργαζόμενους να συμμετέχουν μόνο στα parts των meetings που τους αφορούν», είπε ο Rogelberg, προσθέτοντας πως πριν από αυτό θα μπορούσε να είχε προηγηθεί ένα email που να εξηγεί στον εργαζόμενο τον σκοπό του meeting, καθώς και τι ακριβώς ζητά από εκείνον.
Συντομεύστε τους χρόνους
Συχνά, οι συνεδριάσεις είναι πολύ μεγάλες χωρίς λόγο. Η συντόμευση κάποιων meeting θα μπορούσε να μειώσει την κούραση και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα.
Έτσι αντί να προγραμματίσετε μια συνάντηση διάρκειας μιας ώρας, προσπαθήστε να την χωρέσετε σε 45 λεπτά. Οι γρήγορες συναντήσεις και οι συσκέψεις μπορούν να είναι εξίσου αποτελεσματικές.
Μειώστε το άγχος με έξυπνους τρόπους
Ο Jeremy Bailenson, διευθυντής του Εργαστηρίου Εικονικής Ανθρώπινης Αλληλεπίδρασης του Πανεπιστημίου του Στάνφορντ, δήλωσε ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να μειώσουν την κόπωση από τις τηλεδιασκέψεις με μερικές μικρές βελτιώσεις.
Πρώτον, μην σκέφτεστε συνέχεια πως φαίνεστε στην κάμερα. Οι έρευνες δείχνουν ότι όταν βλέπουμε τον εαυτό μας, έχουμε τη φυσική τάση να κρίνουμε κάθε κίνηση, εμφάνιση και χειρονομία, γεγονός που αυξάνει το άγχος.
Ο ίδιος επίσης θεωρεί σημαντικό το να είστε κάπου άνετα. Ο σωστός φωτισμός, το κάθισμα και η σωστή τοποθέτηση της κάμερας είναι μερικά tips για να μην νιώθετε άγχος.
Άσε τα πολλά λόγια…
Εδώ χρειάζεται ομαδική δουλειά. Αν δεν θες μια συνάντηση να διαρκέσει πολύ (και να είναι ανούσια) τότε πρέπει να παραθέσεις τις απόψεις σου σύντομα και περιεκτικά. Το ίδιο πρέπει να κάνουν και οι υπόλοιποι συμμετέχοντες. Οι παρευρισκόμενοι μπορούν επίσης να προτείνουν μια ατζέντα και να έχουν σαφή follow-ups.
Brainstorm στη σιωπή
Αξιοποιήστε τις μέρες που οι άνθρωποι είναι φυσικά μαζί για να γίνει brainstorming. Η έρευνα δείχνει ότι το brainstorming στη σιωπή αποφέρει περισσότερες και καλύτερες ιδέες, λέει ο Rogelberg, κάτι που πρέπει να έχουν κατά νου οι hosts. Η χρησιμοποίηση ενός κοινόχρηστου εγγράφου ώστε οι άνθρωποι να μην χρειάζεται να εργάζονται συγχρονισμένα, μπορεί να επιτρέψει σε όλους να συνεργαστούν καλύτερα και να δημιουργήσουν ιδέες. «Γίνε μέρος της λύσης και όχι του προβλήματος», λέει ο Rogelberg.
