Θα το ακούσεις να το λένε οι μεγαλύτεροι επιχειρηματίες του κόσμου. Για να είσαι παραγωγικός μέσα σε μια ημέρα, είναι καλό να την προγραμματίζεις από πριν. Να έχεις φτιάξει μια to-do λίστα, την οποία ακολουθείς κατά γράμμα.
Εδώ όμως υπάρχει ένα πρόβλημα. Πάντα θα υπάρξουν περισπασμοί μέσα σε μια ημέρα, που θα σε βγάλουν εκτός προγράμματος. Δύο τηλεφωνήματα, ένα meetings, μερικά απρόοπτα emails ή οτιδήποτε άλλο. Αλλιώς είχες υπολογίσει να περάσεις την ημέρα σου, αλλιώς την περνάς τελικά.
Μια μελέτη από το Πανεπιστήμιο του Τέξας και το Πανεπιστήμιο του Maryland, παρουσιάζει την λύση σε αυτό το πρόβλημα. Ποια είναι αυτή; Να βάλεις τους περισπασμούς… μέσα στο πρόγραμμα. Ναι, καλά διάβασες. Αντί να κάνεις τον κλασικό προγραμματισμό, οι ερευνητές προτείνουν να ακολουθήσεις ένα άλλο μοντέλο, το οποίο ονομάζουν «contingent planning».
Η ιδέα είναι να λαμβάνονται υπόψη οι διαταραχές που μπορούν να προκύψουν στην ημέρα σου, και να δομήσεις την ημέρα σου βάζοντας τες στο «παιχνίδι». Με αυτό τον τρόπο θα μοιράσεις καλύτερα τον χρόνο σου και το πλάνο που θα φτιάξεις θα είναι πιο ρεαλιστικό. Ακόμα κι αν προκύψει η συνάντηση που υποψιαζόσουν, εσύ θα την έχεις ήδη μέσα στο πρόγραμμα! Και θα μπορείς να ολοκληρώσεις τα tasks σου σε κάθε περίπτωση. Αν τελικά δεν γίνει η συνάντηση, φυσικά θα έχεις ακόμα περισσότερο χρόνο.
Οι ερευνητές παρακολούθησαν το έργο 187 υπαλλήλων από διαφορετικές βιομηχανίες κατά τη διάρκεια δύο εβδομάδων. Διαπίστωσαν ότι ο παραδοσιακό προγραμματισμός, μπορεί να είναι αποτελεσματικός μόνο αν δεν υπάρχουν διακοπές ενδιάμεσα. Αν υπάρχουν περισπασμοί, το πλάνο… γκρεμίζεται. Αντίθετα, το «contingent planning» μπορεί να σε οδηγήσει στην επιτυχία, ακόμα κι αν υπάρχουν περισπασμοί. Αφού τους έχεις μέσα στο πρόγραμμα.
Αποδέξου ότι μέσα στην ημέρα θα υπάρξουν περισπασμοί. Και διαχειρίσου τους σωστά.
