Η ημέρα σου ίσως ξεκινά κάπως έτσι: Πιάνεις το κινητό σου και αμέσως ξεκινάς να scrollάρεις και να τσεκάρεις άχρηστα notifications. Είναι επίσης πιθανό αυτό το φαινόμενο να συνεχίζεται σε όλη την διάρκεια της ημέρας. Το αποτέλεσμα; Αδυνατείς να εστιάσεις στις σημαντικές εργασίες που πρέπει να κάνεις.
Αυτό το πρόβλημα δεν είναι ασυνήθιστο. Τα στελέχη και οι εργαζόμενοι σε όλο τον κόσμο «βαλτώνουν» κάθε μέρα με τον ίδιο σχεδόν τρόπο. Δύο μεγάλες προκλήσεις καταστρέφουν την ικανότητά μας να εστιάσουμε, όπως σημειώνει σε άρθρο του το Harvard Business Review.
Πρώτον, ολοένα και περισσότερο κατακλυζόμαστε από περισπασμούς που μας έρχονται από διάφορες συσκευές. Η χρήση smartphone και tablet αυξάνεται και πλέον χρησιμοποιούμε ψηφιακά μέσα κατά μέσο όρο για περισσότερες από 12 ώρες την ημέρα. Αυτή η κατάσταση… υπερσύνδεσης δεν μας επιτρέπει να κάνουμε πρόοδο στη δουλειά, να επαναφορτίσουμε και να εστιάσουμε ξανά.
Δεύτερον, βασιζόμαστε υπερβολικά στα meetings. Είναι η προεπιλεγμένη μορφή αλληλεπίδρασης με άλλα άτομα στην εργασία. Οι μελέτες δείχνουν ότι ξοδεύουμε κάπου 35%-55% του χρόνου μας, και μερικές φορές πολύ περισσότερο, σε συναντήσεις. Αν θέλουμε να παραμείνουμε συγκεντρωμένοι σε μια πραγματικά ουσιαστική δραστηριότητα, κάτι πρέπει να αλλάξει.
Θα ωφεληθείτε πολύ εάν μπορείτε να αντιμετωπίσετε αυτά τα ζητήματα. Εσείς και όλοι στην ομάδα σας θα απολαύσετε περισσότερο τον εαυτό σας και θα καταφέρετε περισσότερα. Τα δεδομένα δείχνουν αυτό που μας λέει η κοινή μας λογική: Πρέπει να αφιερώσουμε περισσότερο χρόνο για τον εαυτό μας εάν θέλουμε να παραμείνουμε συγκεντρωμένοι και αποτελεσματικοί στη δουλειά, όπως εξηγεί το HBR.
Τι μπορείς να κάνεις πρακτικά; Καταρχάς οργάνωσε τα tasks. Πρέπει να φροντίσετε να αφήνετε αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσετε πολύπλοκες, δημιουργικές εργασίες. Όπως περιέγραψε ο επιχειρηματίας, επενδυτής και συνιδρυτής του Y Combinator, Paul Graham, στο «Maker’s Schedule, Manager’s Schedule», τη διάσημη πλέον ανάρτησή του το 2009, «μία συνάντηση μπορεί να ανατινάξει [μία ολόκληρη μέρα] χωρίζοντάς την σε δύο κομμάτια, το καθένα πολύ μικρό για να γίνει οτιδήποτε δύσκολο εκεί μέσα». Οι δημιουργικές εργασίες απαιτούν να αφιερώσετε χρόνο όταν είστε φρέσκοι, όχι λίγα λεπτά αποσπασματικά μεταξύ των συναντήσεων. Σε όλους μας αρέσει να πιστεύουμε ότι μπορούμε να κάνουμε πολλές εργασίες αποτελεσματικά, αλλά οι έρευνες δείχνουν με σιγουριά ότι είμαστε κακοί σε αυτό. Εστιάστε σε πολύπλοκες, δημιουργικές εργασίες το πρωί. Σπρώξτε όλες τις άλλες συναντήσεις για το απόγευμα. Αυτές οι απλούστερες συναντήσεις με μεγαλύτερες ομάδες είναι πιο εύκολο να διαχειριστούν.
Βάλε μία τάξη στο γραφείο σου. Το γραφείο σας είναι ένα χάος; Τι γίνεται με την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας; Η αρχική οθόνη του smartphone σας; Αυτοί οι τομείς μπορεί να φαίνονται ασήμαντοι, αλλά το περιβάλλον επηρεάζει την παραγωγικότητα και την ποιότητα της εργασίας σας. Η τακτοποίηση έχει μεγάλο αντίκτυπο. Το να διατηρείτε ένα καθαρό περιβάλλον εργασίας, τόσο φυσικό όσο και ψηφιακό, είναι απαραίτητο για την ικανότητά σας να παραμένετε συγκεντρωμένοι. Στη δουλειά, βάλτε τα πάντα σε ένα συρτάρι. Δημιουργήστε φακέλους στην επιφάνεια εργασίας σας για να απαλλαγείτε από όλα τα τυχαία αρχεία και διατηρήστε μόνο τις πιο σημαντικές 8–12 εφαρμογές στην αρχική οθόνη σας. Απενεργοποιήστε όλες τις περιττές ειδοποιήσεις.
Συρρίκνωση συναντήσεων. Πόσα άτομα ήταν στην τελευταία σας συνάντηση; Το πιο σημαντικό, πόσοι από αυτούς συμμετείχαν πραγματικά στη δημιουργία ή την εκπλήρωση των παραδοτέων σε εκείνη τη συνάντηση; Αυτή η ερώτηση μπορεί να φαίνεται σαν ένας περίεργος τρόπος να παραμείνετε συγκεντρωμένοι, αλλά αμέτρητες μελέτες, ξεκινώντας με αυτήν την έρευνα HBR του 2015, έχουν δείξει τα οφέλη των μικρότερων ομάδων. Συχνά καταλήγουμε σε meetings με ανθρώπους που κοιτάζουν σιωπηλά τους φορητούς υπολογιστές τους ή τα κινητά τους, σε όλη την διάρκεια της συνάντησης. Και πραγματικά δεν χρειάζονται να είναι εκεί.
