Στην προ covid εποχή, ίσως ήταν πιο εύκολο να λήξεις μία συζήτηση. Τουλάχιστον μέσα στο γραφείο. Τότε μπορούσες απλά να φύγεις από τον χώρο ή να πεις ότι έχεις ότι έχεις κάπου αλλού να πας. Σήμερα, όταν μιλάτε στο τηλέφωνο ή σε ένα Zoom meeting —ειδικά ένας προς έναν— πρέπει να είστε λίγο πιο δημιουργικοί.
«Ο έλεγχος των συσκέψεων στο Zoom απαιτεί ορισμένες από τις ίδιες τεχνικές διαχείρισης συσκέψεων που ισχύουν για τις φυσικές συναντήσεις, αλλά με μια virtual παραλλαγή», λέει η Debra A. Dinnocenzo, ιδρύτρια και πρόεδρος της VirtualWorks, μιας εταιρείας συμβούλων και εκπαίδευσης που ειδικεύεται σε θέματα virtual εργασίας.
Το FastCompany παραθέτει μερικούς τρόπους για να σταματήσεις μία συζήτηση με κάποιον στην εποχή μας, όταν αυτός… δεν σταματά να μιλά.
Όρισε τα πλαίσια από την αρχή
Για τις συναντήσεις Zoom, δημιουργήστε και διαμοιράστε μια σαφή ατζέντα με χρονικούς στόχους για τα θέματα που θα συζητηθούν ή για αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν. «Διευκρινίστε τον διαθέσιμο χρόνο ή τον χρόνο «hard-stop» στον οποίο πρέπει να τελειώσει οποσδήποτε η συζήτηση», λέει η Dinnocenzo. Εάν τηλεφωνείτε, ο Andy Molinsky, καθηγητής οργανωτικής και διαπολιτισμικής ψυχολογίας στο International Business School του πανεπιστημίου Brandeis και συγγραφέας του Global Dexterity and Reach, προτείνει να… προοιωνιστεί το τέλος. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε, «Υποσχέθηκα σε έναν συνάδελφο ότι θα τον συναντήσω σε 15 λεπτά, αλλά μέχρι τότε, θα ήθελα πολύ να μιλήσω για [αυτό το θέμα]». Άρα έτσι μιλάς για το τέλος από πριν, και έχεις θέσει πάλι συγκεκριμένα πλαίσια.
Ανακατεύθυνση της συζήτησης
Εάν η συνάντηση βγει εκτός χρόνου ή ένα άτομο μονοπωλεί τον χρόνο ομιλίας, ήρθε η ώρα να παρέμβετε και να ανακατευθύνετε τη συζήτηση στο τέλος της, λέει ο Joy Qualls, αναπληρωτής καθηγητής επικοινωνιακών σπουδών στο Πανεπιστήμιο Biola. Εάν ένα άτομο συνεχίζει να μιλάει, ανατρέξτε στην ημερήσια ατζέντα. Πες: «Συγγνώμη που διακόπτω. Θέλω απλώς να αναφέρω το χρονοδιάγραμμα για να μπορέσουμε να διατηρήσουμε τη συνάντηση σε καλό δρόμο». Στη συνέχεια, φέρτε στο τραπέζι το πλαίσιο. Οι άνθρωποι λειτουργούν καλύτερα όταν υπάρχει συγκεκριμένη δομή. Είναι επίσης καλή ιδέα να κάνετε ένα heads-up κοντά στο τέλος του καθορισμένου χρόνου. Δώστε μια προειδοποίηση, ώστε οι άνθρωποι να ξέρουν ότι πρέπει να ολοκληρώσουν σύντομα.
Παίξε… στο live βίντεο
Τα Video meeting tools παρέχουν στον leader ή host μερικούς μοναδικούς τρόπους διαχείρισης ενός συμμετέχοντα που μονοπωλεί τη συζήτηση, λέει η Dinnocenzo. «Οι οπτικές ενδείξεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να υποδείξουν ότι ο χρόνος έχει εξαντληθεί», λέει. «Για παράδειγμα, κάνοντας μια χειρονομία «Τ» ή κρατώντας ψηλά ένα ρολόι μπορεί να προκαλέσει παύση στην ομιλία, επιτρέποντας στον leader της συνάντησης να ανακτήσει τον έλεγχο». Σε μια ακραία λύση, οι οργανωτές των συσκέψεων σε πλατφόρμες videocall μπορούν να θέσουν σε σίγαση τους συμμετέχοντες, αφού πρώτα χρησιμοποιήσουν άλλες τεχνικές για να υποδείξουν ότι είναι ώρα να προχωρήσουν.
Δημιούργησε follow-up ευκαιρίες
Ο τερματισμός μιας συνομιλίας είναι ευκολότερος όταν παρέχετε μια επιλογή για τη συνέχισή της offline. Δώστε λεπτομέρειες και το πότε θα αντιμετωπιστεί το θέμα. Προσθέστε το θέμα στην ημερήσια ατζέντα της επόμενης συνάντησης. Ή προσφέρετε ασύγχρονες μορφές ανταλλαγής μηνυμάτων, όπως το Slack ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, που βοηθούν στην προστασία του χρόνου σας. «Πείτε τους ότι αυτό που λένε είναι πολύτιμο», λέει ο Ashira Prossack, προπονητής επικοινωνίας και εκπαιδευτής. «Αυτό σας επιτρέπει να ολοκληρώσετε τη σύσκεψη έγκαιρα χωρίς να εμποδίζετε το άτομο που μιλάει να μοιραστεί την πλήρη ιδέα του. Μπορεί να μην είναι ενθουσιασμένοι που ‘κόπηκαν’, αλλά δεδομένου ότι εξακολουθούν να έχουν την ευκαιρία να μοιραστούν την ιδέα τους μέσω email, δεν θα αισθάνονται ότι αυτό που είχαν να πουν δεν εκτιμήθηκε».
