Ζούμε σε μία πολύ γρήγορη και αγχωτική εποχή. Λίγοι άνθρωποι σήμερα έχουν την πολυτέλεια να εργάζονται σε ένα μόνο project κάθε φορά. Οι περισσότεροι από εμάς ασχολούμαστε με περισσότερα projects ταυτόχρονα, με αρκετά ανοιχτά tasks και deadlines να πιέζουν.
Στην θεωρία, όλο αυτό μπορεί να εμπεριέχει και θετικά. Μπορείς να προσφέρεις τις υπηρεσίες και τις γνώσεις σου σε πολλά projects ταυτόχρονα. να συνεργαστείς με διαφορετικές ομάδες και να αλλάξεις έργα σε κενές περιόδους ηρεμίας, αποφεύγοντας «διακοπές εργασίας» μεγάλου διαστήματος
Ωστόσο, όπως σημειώνει το Harvard Business Review, συνήθως το τοπίο… δεν είναι ονειρικό στην πράξη. Για πολλούς ανθρώπους, το να μπουν σε πολλά διαφορετικά έργα είναι αγχωτικό και λιγότερο παραγωγικό από ό,τι υποδηλώνει η θεωρία. Η εναλλαγή της προσοχής μεταξύ των εργασιών απαιτεί χρόνο και μειώνει την εστίαση και την ενέργειά σας. Όταν μετακινείστε μεταξύ ομάδων, πιθανότατα θα πρέπει επίσης να προσαρμοστείτε σε διαφορετικούς ρόλους – μπορεί να είστε το αφεντικό σε μία ομάδα, αλλά ένα κατώτερο μέλος μιας άλλης, για παράδειγμα – κάτι που αλλάζει όχι μόνο το επίπεδο λογοδοσίας σας αλλά και την ικανότητά σας να διαχειρίζεστε τους πόρους.
Πώς μπορείτε να διαχειριστείτε το χρόνο, το άγχος, αλλά και την ανάπτυξή σας εάν συμμετέχετε σε πολλές ομάδες και projects; Και πώς μπορείτε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι σε ό,τι είναι πιο σημαντικό; Ξεκινήστε με έναν εκ των προτέρων προγραμματισμό και ακολουθήστε μερικούς απλούς κανόνες:
Δες την μεγάλη εικόνα. Μην κοιτάς μόνο «την δουλειά της ημέρας». Προγραμματίστε έναν τακτικό έλεγχο κατάστασης για όλα τα έργα σας για να σημειώσετε μερικά ορόσημα. Εντοπίζοντας εκ των προτέρων τις περιόδους κρίσης όταν τα έργα έχουν υψηλές απαιτήσεις, μπορείτε να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας και να ορίσετε προσδοκίες. Η ταχύτητα και οι απαιτήσεις των έργων σας καθορίζουν την ιδανική συχνότητα των γενικών ελέγχων και το στυλ διαχείρισης.
Κινηθείτε στρατηγικά. Επιλέξτε μια εργασία και επικεντρωθείτε σε αυτήν, αντί να κάνετε… ταχυδακτυλουργικά. Ξεκινήστε με την εργασία που απαιτεί τη μεγαλύτερη συγκέντρωση και δώστε της την αμέριστη προσοχή σας. Αποφασίστε για τα αποτελέσματα που πρέπει να επιτευχθούν, ορίστε ποιες ενέργειες είναι απαραίτητες για να επιτύχετε τα συγκεκριμένα αποτελέσματα και επιμείνετε εκεί. Εάν πρέπει να κάνετε πολλές εργασίες, τότε συντονίστε και ομαδοποιήστε τυχόν συμβατά καθήκοντα. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι θα χρειαστεί να απαντάτε σε τηλεφωνικές κλήσεις μέσα σε μία ημέρα, εργαστείτε σε μια άλλη εργασία που μπορεί να διακοπεί ανά πάσα στιγμή.
Προστάτευσε τον εαυτό σου. Όταν επικεντρώνεστε σε μια εργασία υψηλής προτεραιότητας, προστατεύστε τον εαυτό σας από περιττές… εισβολές. Για παράδειγμα, αν γράφεις ένα κείμενο, βάλε μια αυτόματη απάντηση στο email σου λέγοντας στους ανθρώπους ότι δεν ελέγχεις μηνύματα μέχρι μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας και δώσε τον αριθμό του κινητού σου σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Λέγοντας στους ανθρώπους να μην περιμένουν μια άμεση απάντηση, αγοράζετε λίγο χρόνο στον εαυτό σας για να εστιάσετε στη δουλειά, ενώ τους καθησυχάζετε ότι θα δώσετε προσοχή σε αυτούς αργότερα.
Κοινοποίηση της προόδου. Όταν τρέχεις πολλά projects ταυτόχρονα, μπορεί να «χαθείς» και αυτή η… ακαταστασία να μεταφερθεί και στα άλλα μέλη της ομάδας. Ειναι σημαντικό να βγαίνεις μπροστά και να είσαι ξεκάθαρος. Ακόμα και όταν δεν έχεις χρόνο να δουλέψεις για ένα task, ενημέρωσε την ομάδα. Και επίσης ενημέρωσε τους μόλις ξεκινήσεις να δουλεύεις για αυτό που θέλουν. Ακόμα και ένα σύντομο μήνυμα θα δείξει στους συνεργάτες σου ΄ότι έλαβες το αίτημα τους και θα έχεις πρόοδο να τους παραθέσεις σύντομα.
Μάθε και βελτίωσε τον εαυτό σου. Ένα μεγάλο μειονέκτημα τις ταυτόχρονης εργασίας σε πολλές ομάδες, είναι ότι έχεις ελάχιστο χρόνο για να αλληλεπιδράσεις με τους ειδικούς κάθε ομάδας. Έτσι ώστε να πάρεις γνώσεις. Υπό την πίεση του χρόνου, το κάθε άτομο κοιτά να συνεισφέρει εκεί που έχει ήδη βαθιά γνώση, αντί να επενδύει στη μάθηση και την ανάπτυξη των μελών. Προσπάθησε να αποφύγεις αυτήν την παγίδα. Αποφάσισε από ποια μέλη της ομάδας μπορείς να πάρεις συγκεκριμένες γνώσεις και προσπάθησε να περάσεις περισσότερο χρόνο μαζί τους. Κάνε το αυτό σαφές, τόσο στον αρχηγό της ομάδας όσο και σε αυτούς τους experts που σε ενδιαφέρουν.
Χρόνος για μάθηση. Αφού προσδιορίσετε τους «στόχους», καθορίστε χρόνο στο πρόγραμμα σας για πραγματική μάθηση. Η έρευνα δείχνει ότι ένας κρίσιμος καθοριστικός παράγοντας της μάθησης είναι ο χρόνος που αφιερώνεται στον λήψη και την ενσωμάτωση νέων πληροφοριών. Αυτό δεν θα είναι πάντα εύκολο, διότι όταν εργαζόμαστε σε πολλά projects ταυτόχρονα, προσπαθούμε να δουλέψουμε ακόμα και στο κάθε μικρό χρονικό κενό που θα προκύψει. Εσύ φρόντισε να έχεις καθορίσει από πριν τα χρονικά blocks μέσα στα οποία τα ασχοληθείς με την ανάπτυξη σου, έτσι ώστε να μην παρασυρθείς.
