Έχουμε συγκεκριμένες ώρες διαθέσιμες κάθε ημέρα. Και αυτό που πολλές φορές παραβλέπουμε, είναι ότι οι άλλοι είναι έτοιμοι να «κλέψουν» τον χρόνο μας. Διεκδικούν την προσοχή μας. Εάν είστε ηγέτης σε μία επιχείρηση ή έναν Οργανισμό, μπορεί να είναι δύσκολο να θέσετε όρια γύρω από το ημερολόγιό σας, αλλά η πρώην αντιπρόεδρος της Google και COO της Stripe, Claire Hughes-Johnson, και συγγραφέας του Scaling People: Tactics for Management and Company Building, λέει ότι είναι σημαντικό να βελτιωθείτε στο να… απογοητεύετε τους ανθρώπους όταν πρόκειται να μοιραστείτε το χρόνο σας.
Ορίστε Προσδοκίες
Οι ηγέτες πρέπει να μάθουν να διαχειρίζονται τον εαυτό τους, να βάζουν όρια και να… απογοητεύουν τους άλλους. «Η πραγματικότητα είναι ότι έχεις πολλές ευθύνες, έχεις πολλές δεσμεύσεις», λέει η Hughes-Johnson στο Fast Company. «Έμαθα να κάνω πολύ περισσότερη δουλειά με ανθρώπους εκ των προτέρων, σχετικά με τις προσδοκίες».
Για να μειώσει την απογοήτευση, η Hughes-Johnson δημιούργησε έναν οδηγό «Working with Claire». Πήρε την ιδέα από έναν ηγέτη μηχανικού της Google, ο οποίος είχε δημιουργήσει ένα εγχειρίδιο αναφοράς για να δώσει οδηγίες στην ομάδα. Στον οδηγό της, η Hughes-Johnson θέτει προσδοκίες, όπως πώς να μοιράζεται κάποιος πληροφορίες μαζί της και το χρόνο που χρειάζεται για να στείλει μια απάντηση. Περιλαμβάνει επίσης τις προτιμήσεις, τα στυλ και τις προσεγγίσεις της, καθώς και εναλλακτικές πηγές βοήθειας όταν οι εργαζόμενοι είναι σε δύσκολη θέση και δεν μπορούν να προχωρήσουν.
«Βεβαιωθείτε ότι τα πράγματα είναι ξεκάθαρα», λέει η Hughes-Johnson. «Βοηθήστε τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα να συνεχίσουν να κινούνται. Θα απογοητεύσετε τους ανθρώπους με τον χρόνο σας ό,τι κι αν γίνει, αλλά αν το κάνετε σε βαθμό που επιβραδύνει την ομάδα σας, αυτό είναι πρόβλημα και δεν θα κάνετε τη δουλειά σας».
Βεβαιωθείτε ότι είστε ρεαλιστές
Αφού δημιουργήσετε έναν οδηγό, είναι σημαντικό να ζητήσετε από κάποιον άλλο να τον ελέγξει. Η Hughes-Johnson έστειλε τον δικό της σε πολλά άτομα, ζητώντας σχόλια και αλλαγές. «Πρέπει να μοιάζει σαν ένα πιστευτό έγγραφο και όχι [κάτι] φιλόδοξο», λέει. «Είναι μια καλή άσκηση αυτογνωσίας».
Ένα κομμάτι feedback έδωσε στην Hughes-Johnson μία καλή εικόνα για τη συμπεριφορά της. «Δυσκολεύτηκα πολύ στο πρώτο προσχέδιο να εξηγήσω το πώς δεν ήμουν micromanager», λέει. «Ένα άτομο στην ομάδα μου εκείνη την εποχή το διάβασε και είπε: ‘Μερικές φορές σε έζησα ως micromanager’. Ήταν γενναίο εκ μέρους του. Στις αρχές της διευθυντικής μου καριέρας, ήμουν 100% micromanager. Νόμιζα ότι είχα δουλέψει πάνω σε αυτό».
Η συμβολή οδήγησε τη Hughes-Johnson να επεξεργαστεί τον οδηγό της, προσθέτοντας: «Αν κάτι είναι καινούργιο που δεν έχω ξαναδεί ποτέ που έχει πολύ μεγάλο ρίσκο, θα συμμετάσχω πολύ. Και αυτό δεν έχει να κάνει με εσάς. Αυτό έχει να κάνει μένα», τόνισε.
Χτίσε εμπιστοσύνη
Θέτοντας προσδοκίες, η Hughes-Johnson λέει ότι μπορείτε να απογοητεύσετε τους ανθρώπους πιο άνετα με το χρόνο σας. «Αν δεν το κάνετε, καταλήγετε σε ένα αρκετά δύσκολο σημείο», λέει. «Είναι ένα πράγμα να απογοητεύεις τους ανθρώπους. Αλλά όταν έχετε πει, ‘Προβλέπω ότι θα έχουμε δυσκολίες με τον χρόνο μου. Θα υπάρξουν στιγμές που δεν θα είμαι διαθέσιμος και θα σας απογοητεύσω’, έχετε κάνει μια άσκηση οικοδόμησης εμπιστοσύνης».
Η Hughes-Johnson λέει ότι είναι σημαντικό να διατηρείτε τον χρόνο one-on-one στη θέση του. «Ίσως τους απογοητεύω με τον υπόλοιπο χρόνο, αλλά ξέρουν ότι θα έχουμε χρόνο ένας προς έναν κάθε εβδομάδα ή κάθε δεύτερη εβδομάδα, και στη συνέχεια μπορούν να δώσουν προτεραιότητα σε ό,τι καλύπτεται σε αυτή τη συνάντηση», λέει.
Μια άλλη καλή πρακτική είναι να πραγματοποιείτε μια συνεπή εβδομαδιαία συνάντηση της ομάδας, όπου οι υπάλληλοι έχουν ένα σημείο επαφής μαζί σας. «Αυτό ανακουφίζει επίσης λίγο από το άγχος», λέει η Hughes-Johnson. «Αποτρέπετε την πίεση, έχοντας σταθερά σημεία επαφής».
Τέλος, οι ηγέτες πρέπει να κοιτάξουν τα ημερολόγιά τους και να σκεφτούν τι θέλουν να επιτύχουν φέτος, αυτό το εξάμηνο, αυτό το τρίμηνο, αυτόν τον μήνα και αυτήν την εβδομάδα.
