Ζούμε στην εποχή… των αμέτρητων emails. Το έχουμε ξανά πει. Ειδικά αν η δουλειά σου περιλαμβάνει την χρήση email, τότε είναι πιθανό στο inbox σου να επικρατεί μια συνεχής ακαταστασία. Η οποία γίνεται όλο και μεγαλύτερη καθώς νέα μηνύματα προστίθενται καθημερινά. Και φυσικά μετά δεν μπορείς να το συμμαζέψεις εύκολα.
Για να μην φτάσεις σε αυτό το σημείο, μπορείς να ακολουθήσεις την απλή τακτική «Διαγραφή, Απάντηση, Αρχειοθέτηση». Τρεις απλές επιλογές, που μπορούν να κάνουν την διαφορά.
> Διαγραφή: Ότι δεν είναι χρήσιμο, διέγραψε το. Απλά αναρωτήσου αν το μήνυμα που σκέφτεσαι να σβήσεις αξίζει να βρίσκεται στο inbox σου. Αλλιώς, πάτα το delete. Είναι άπειρες οι εταιρίες και οι επαγγελματίες που στέλνουν μαγικά emails, π.χ. για να προωθήσουν μια υπηρεσία ή για να ενημερώσουν για τα νέα τους- τα οποία ίσως δεν σε ενδιαφέρουν.
> Απάντηση: Αφιέρωσε σε κάθε email στο οποίο πρέπει ν’ απαντήσεις άμεσα όχι παραπάνω από 2 με 3 λεπτά. Όσα mail χρειάζονται παραπάνω δουλειά, πέρασε τα σε έναν φάκελο με το όνομα «Εκκρεμεί απάντηση» ή κάτι παρόμοιο και δες τα κάποια στιγμή που θα έχεις περισσότερο χρόνο. Μπορείς επίσης να τα «μαρκάρεις», για να τα βρεις αργότερα και να ασχοληθείς μαζί τους.
> Αρχειοθέτηση: Φύλαξε μόνο τα μηνύματα αυτά που νομίζεις ότι μπορεί να σου χρειαστούν ξανά κάποια στιγμή στο μέλλον. Όλα τα άλλα διέγραψε τα. Δε υπάρχει λόγος να δημιουργείς μια «μάζα» με emails, και μετά όταν θα θέλεις να βρεις κάποιο να πρέπει να ψάξεις ανάμεσα σε πολλά παλιά μηνύματα.
