αρχικηΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ«Δεν ξέρω αν είδατε το τελευταίο email μου…»: 3+1 συνηθισμένες φράσεις που πρέπει να αποφεύγεις στα emails σου

«Δεν ξέρω αν είδατε το τελευταίο email μου…»: 3+1 συνηθισμένες φράσεις που πρέπει να αποφεύγεις στα emails σου

Ζούμε στην εποχή των αμέτρητων emails. Κάθε ημέρα το inbox σου είναι πιθανό να ξεχειλίζει από μηνύματα. Την στιγμή που και εσύ στέλνεις τα δικά σου μηνύματα στους απαράλειπτες που θες.

Ενώ μερικές φορές χρησιμοποιούμε κλισε φράσεις στα επαγγελματικά email για περισσότερη αποτελεσματικότητα ή ίσως ακόμη και για να εντυπωσιάσουμε τους συναδέλφους μας, η έρευνα δείχνει ότι έχουν το αντίθετο αποτέλεσμα. Όταν βασιζόμαστε στις κλισέ φράσεις για να μεταδώσουμε το μήνυμά μας, τείνουμε να χάνουμε την αμεσότητα και την απλότητα σε αυτό που προσπαθούμε να πούμε.

Εδώ είναι λοιπόν 4 κλισέ φράσεις που πολλοί χρησιμοποιούν στα emails τους. Και κάνουν περισσότερο κακό, παρά καλό.

Δεν ξέρω αν είδατε το τελευταίο email μου…

Εάν ρωτάτε κάποιον αν είδε το τελευταίο σας email, αποσπάτε αμέσως την προσοχή του από το μήνυμα που θέλατε να διαβάσει εξαρχής. Το κλειδί για ένα αποτελεσματικό email, είναι να είναι σαφές και συνοπτικό, επομένως αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αποφύγετε αυτήν την πρόσθετη εισαγωγή. Μπείτε κατευθείαν… στο ψητό. Αν η γραμμή θέματος μπορεί να χωρέσει το βασικό point σου, κάνε το. Επίσης, θυμηθείτε να ξαναδιαβάσετε το email πριν πατήσετε αποστολή για να δείτε αν χρησιμοποιείτε κάποια άλλη ορολογία που θα μπορούσε να θολώσει το μήνυμά σας. Επίσης η παραπάνω κλισέ φράση, υπενθυμίζει στον παραλήπτη ότι επικοινωνείτε συνεχώς μαζί του. Και αυτό μάλλον δεν είναι καλό…

Πείτε μου αν είναι κατανοητό ή όχι

Αφού εξηγήσουμε κάτι σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πολλοί από εμάς τείνουμε να καταλλήγουμε: “Ενημερώστε με αν είναι κατανοητό”. Αλλά αυτό θα μπορούσε να υπονοήσει ότι ο παραλήπτης πιθανότατα δεν θα κατανοούσε το μήνυμά μας. Εναλλακτικά, θα μπορούσε να σημαίνει ότι υπήρχε κάτι μπερδεμένο στο μήνυμά μας, το οποίο πρέπει να διορθώσετε και να το διευκρινίσετε. Δοκιμάστε το εξής: Αλλάξτε τη φράση σας σε “Ενημερώστε με για το ποιες πρόσθετες πληροφορίες θα ήταν χρήσιμες για εσάς”. Αυτή η φράση εμφανίζεται ως πιο σαφής και σίγουρη- και δίνει στον παραλήπτη την ευκαιρία να κάνει ερωτήσεις σχετικά με το μήνυμά σου.

Σορυ για την καθυστερημένη απάντηση

Επίσης μία φράση που χρησιμοπιούμε συχνά. Η συγγνώμη είναι μια χαρά- αλλά εξαρτάται από το πλαίσιο που την χρησιμοποιούμε. Μην το παρακάνετε. Μπορεί να ακούγεται σαν να ζητάμε… χάρη από τον παραλήπτη για να καταλάβει την κατάστασή μας. Αντί να ζητήσουμε συγγνώμη, θα μπορούσαμε να πούμε, «ευχαριστώ για την υπομονή σας να περιμένετε την απάντησή μου».

Όπως έχω ξανά πει…

Παρόλο που μπορεί να φαίνεται ότι εξηγείτε πάντα τα ίδια πράγματα ξανά και ξανά στους πελάτες/ συνεργάτες σας, είναι σημαντικό να αποφύγετε αυτή τη φράση που καταστρέφει το ηθικό. Ο μέσος άνθρωπος λαμβάνει αμέτρητα email μέσα στην ημέρα, επομένως θα πρέπει να τον συγχωρήσετε εάν περιστασιακά προσπερνάει ή χάνει κάποιες από τις επικοινωνίες σας. Αντί να επιστήσετε την προσοχή στο γεγονός ότι επαναλαμβάνετε τον εαυτό σας, προσπαθήστε να λάβετε υπόψη το γεγονός ότι — όπως εσείς — ο πελάτης/ συνεργάτης σας είναι απασχολημένος και μερικές φορές οι λεπτομέρειες ξεφεύγουν. Εάν ένας άνθρωπος χάνει συνεχώς το point, μάλλον είναι ώρα για μια τηλεφωνική κλήση. Δεν μπορούν να λυθούν όλα μέσω email.

ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΣΧΟΛΙΑ

Αφήστε ένα σχόλιο

3 + six =