Ζούμε την εποχή των αμέτρητων emails. Καθημερινά μπορεί να στέλνεις πολλά τέτοια μηνύματα. Σε συνεργάτες, σε συναδέλφους, σε πελάτες ή σε οποιοδήποτε άλλον. Αλλά είναι επίσης πιθανό πολλά από αυτά να μένουν… αναπάντητα. Είναι τότε που αρχίζεις να εκνευρίζεσαι, και είσαι έτοιμος να ξεκινήσεις να πληκτρολογείς: «Έχετε τελικά τις απαντήσεις σε αυτά που σας ρώτησα; Όπως είπα στο τελευταίο email μου, το deadline ήταν σήμερα το πρωί…».
Κι όμως, το «όπως είπα στο τελευταίο email μου» ή άλλες φράσεις σαν αυτή, μπορεί να αφήσουν την άλλη πλευρά… αδιάφορη. Και να μην δεις κανένα αποτέλεσμα.
Ναι, ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε η επικοινωνία μέσω email να γίνει… σίριαλ, είναι να να ορίσεις τις προσδοκίες σου με σαφήνεια και περιεκτικότητα στο αρχικό σου μήνυμα. Να τονίσες τις πιο σημαντικές πληροφορίες. Το μήνυμα σου να περιλαμβάνει μια παρότρυνση για δράση. Και να υπάρχει φυσικά ξεκάθαρο deadline.
Δυστυχώς, ανεξάρτητα από το πόσο ξεκάθαρο πιστεύετε ότι είναι το αίτημά σας ή πόσο περιεκτικές είναι οι πληροφορίες που μοιράζεστε, μπορεί να χρειαστεί να συνεχίσετε την προσπάθεια για να λάβετε αυτό που χρειάζεστε ή να επαναλάβετε τον εαυτό σας μέχρι να… συντονιστούν όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.
Μπορεί να είναι εκνευριστικό. Αλλά το να αφήσετε τον εκνευρισμό και την απογοήτευσή να κυριαρχήσει, πιθανότατα δεν θα είναι πολύ παραγωγικό. Και τι μπορείς να κάνεις; Εδώ είναι 4 τρόποι για να κάνεις follow up σε ένα email που μέχρι τώρα παραμένει αναπάντητο.
1# Να είσαι ευθύς. Μερικές φορές η καλύτερη προσέγγιση είναι απλώς να τονίσετε ξανά τα όσα είπατε στο αρχικό σας μήνυμα. Η παρότρυνση για δράση, με άλλα λόγια, εδώ θα είναι να ζητήσεις από τον άλλο να διαβάσει και να απαντήσει στο αρχικό email. Είναι επίσης χρήσιμο να επισυνάψεις το αρχικό email, για να το δει άμεσα η άλλη πλευρά.
2# Επαναδιατύπωσε το αίτημα σου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το να υποδείξετε στον παραλήπτη το αρχικό αίτημα δεν θα είναι αρκετό. Ίσως χρειαστεί να τονίσετε ακριβώς τι είναι αυτό που ζητάτε και γιατί. Επαναλάβετε λοιπόν το αίτημά σας με μία έως δύο προτάσεις. «Τραβήξτε» μπροστά το πιο σημαντικό σημείο, μαζί με το deadline, κατευθύνοντας επίσης τον αναγνώστη στο αρχικό email για περισσότερες πληροφορίες. Αυτή η τακτική μπορεί να είναι αποτελεσματική για τους παραλήπτες που δεν αφιερώνουν πάντα χρόνο για να διαβάσουν όλες τις πληροφορίες.
3# Κάνε μία ερώτηση. Ξεκινήστε με μια ερώτηση για να τραβήξετε την προσοχή του παραλήπτη και, εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε την ως ευκαιρία για να αλλάξετε τακτική, χρονοδιαγράμματα ή προσδοκίες. Αρκεί φυσικά η άλλη πλευρά να απαντήσει στην ερώτηση που θα κάνεις. Άρα σκέψου καλά ποια θα είναι αυτή.
4# Πάρε τηλέφωνο. Αν έχεις το τηλέφωνο του άλλου, υπάρχει και αυτός ο δρόμος. Σίγουρα έχει τύχει να στείλεις ένα email, και την ίδια στιγμή να σκέφτεσαι: «Μα καλά, θα ήταν πιο εύκολο να τα πω όλα αυτά από το τηλέφωνο». Μπορεί κάτι παρόμοιο να σκέφτεται και ο παραλήπτης του μηνύματος σας. Να σκέφτεται, δηλαδή, ότι το να κάτσει να συντάξει ένα email με όλες τις ζητούμενες πληροφορίες θα διαρκέσει πολύ. Σηκώστε λοιπόν το τηλέφωνο, ειδικά αν βρίσκεστε σε δύσκολη θέση και χρειάζεστε μια γρήγορη απάντηση.
