αρχικηΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΔέκα τρικ για να μην αφήσεις τα emails να κάνω άνω-κάτω την ημέρα σου

Δέκα τρικ για να μην αφήσεις τα emails να κάνω άνω-κάτω την ημέρα σου

Ξέχνα τις ειδικές εφαρμογές και προγράμματα. Στην πραγματικότητα, ο μόνος αποτελεσματικός τρόπος για ν’ αντιμετωπίσεις τη λαίλαπα των εισερχόμενων μηνυμάτων στο inbox σου είναι δείχνοντας την αποφασιστικότητα επαγγελματία πυγμάχου και την ακρίβεια πληρωμένου δολοφόνου. Πώς μπορείς να το πετύχεις αυτό; Πολύ απλά, εφαρμόζοντας τις δέκα συμβουλές που ακολουθούν, όπως τις παρουσιάζει το Askmen.com.

Κλείσε το πρόγραμμα που διαχειρίζεται τα email σου και προγραμμάτισε κάθε πότε θα κοιτάς για νέα εισερχόμενα μηνύματα

Κανόνας: Η συχνότητα με την οποία οφείλεις να τσεκάρεις τα εισερχόμενα email σου εξαρτάται αποκλειστικά από το πόσο σημαντική είναι η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη δουλειά σου. Με αυτό το δεδομένο, τα email σου μπορείς να τα τσεκάρεις από μια μόλις φορά την ημέρα μέχρι δέκα λεπτά ανά ώρα και για όσο βρίσκεσαι στο γραφείο. Σύμφωνα με τους εδικούς, οποιαδήποτε παραπάνω ενασχόληση με τον «μπελά» του ηλεκτρονικού ταχυδρομείο εν ώρα εργασίας δρα εναντίον της παραγωγικότητάς σου. Κάτι παραπάνω θα ξέρουν.

Μην ασχολείσαι με τα email σου στην αρχή της ημέρας

Αντίθετα, ξεκίνα τη δουλειά κάνοντας κάτι πιο σημαντικό: προγραμματίζοντας τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντά σου για τις ώρες που θα πρέπει να περάσεις στο γραφείο. Η πρώτη ώρα είναι αναμφίβολα η πιο σημαντική της εργασιακής ημέρας σου, πολύ απλά γιατί είναι αυτή που θα υπαγορεύσει τον ρυθμό γι’ αυτές που θα ακολουθήσουν. Το καλύτερο που έχεις να κάνεις, λοιπόν, είναι να την περάσεις κάνοντας κάτι σαφώς πιο εποικοδομητικό από το να σβήνεις spam για μεγεθυντές πέους.

Διαγραφή, Απάντηση, Αρχειοθέτηση

Ο πιο εύκολος και αποτελεσματικός τρόπος για να βάλεις σε μια κάποια τάξη το χάος του inbox σου είναι ακολουθώντας με ευλάβεια το παραπάνω τρίπτυχο. Έχουμε και λέμε:

> Διαγραφή: Αν δυσκολεύεσαι να ξεδιαλέξεις τί θέλει και τί δε θέλει «σουτάρισμα», απλά αναρωτήσου αν το μήνυμα που σκέφτεσαι να σβήσεις αξίζει να βρίσκεται στο inbox σου. Αλλιώς, delete…

> Απάντηση: Αφιέρωσε σε κάθε email στο οποίο πρέπει ν’ απαντήσεις άμεσα όχι παραπάνω από 2 με 3 λεπτά. Όσα mail χρειάζονται παραπάνω δουλειά, πέρασέ τα σε έναν folderάκι με το όνομα «Εκκρεμεί απάντηση» ή κάτι παρόμοιο και δες τα κάποια στιγμή που θα έχεις περισσότερο χρόνο.

> Αρχειοθέτηση: Φύλαξε μόνο τα μηνύματα αυτά που νομίζεις ότι μπορεί να σου χρειαστούν ξανά κάποια στιγμή στο μέλλον. Αλλιώς, ξέρεις πολύ καλά τι πρέπει να κάνεις…

Άδειασε τα «Εισερχόμενα»

Στόχος σου πρέπει να είναι μονίμως τα μηδενικά νέα μηνύματα στα εισερχόμενά σου. Είσαι αρκετά καλός για να τα καταφέρεις;

Μη νιώθεις υποχρεωμένος να τηρήσεις τους τύπους

Ξέχνα τα «αγαπητέ», «αξιότιμε», «με τιμή» κ.ο.κ.. -εκτός, φυσικά, κι αν πιστεύεις ότι η ύπαρξη μιας κάποιας «επισημότητας» αλλά και η τήρηση των τύπων σε κάποιο συγκεκριμένο μήνυμα σου είναι όντως υποχρεωτική (όπως, για παράδειγμα, όταν απευθύνεσαι σε κάποιο ανώτερο στέλεχος της εταιρείας). Το ζητούμενο εδώ είναι η αποδοτικότητα, όχι το πώς θα κάνεις καινούργιες φιλίες. Κόβοντας όλες τις περιττές «σάλτσες», εξοικονομείς χρόνο και γλιτώνεις περιττό κόπο, όσο «τραβηγμένο» κι αν σου φαίνεται αυτό. Δοκίμασέ το και θα δεις…

Γίνε μέρος της λύσης, όχι του προβλήματος

Μήπως σιχαίνεσαι όλους αυτούς τους τύπους που επιμένουν να επανέρχονται μέσω email σε κάποιο θέμα, θέτοντας ερωτήσεις που δε σηκώνουν μονολεκτική απάντηση και κοινοποιώντας την κουβέντα σας σε κάθε πιθανό ή απίθανο εμπλεκόμενο; Αν ναι, τότε μάθε ότι ο πιο εύκολος τρόπος για ν’ αποφύγεις ανάλογες στιχομυθίες είναι πολύ απλά μη συμμετέχοντας σε αυτές. Για να το πετύχεις αυτό, ξεκαθάρισε τη στάση σου εγκαίρως, χωρίς, ωστόσο, να ξεφεύγεις από τα όρια της κοσμιότητας. Next please!

Χρησιμοποίησε το τηλέφωνο ή, ακόμη καλύτερα, τα πόδια σου…

Θυμάσαι ότι έχεις πόδια, σωστά; Τώρα που το θυμήθηκες, σήκω από την καρέκλα σου και πήγαινε να συνεννοηθείς face to face με τον άνθρωπο με τον οποίο πρέπει να μιλήσεις, αφήνοντας κατά μέρους τα email. Με τον τρόπο αυτό, όχι μόνο θα «ξεμουδιάσεις» ενώ βρίσκεσαι στο γραφείο αλλά θα γλιτώσεις και όλον αυτόν τον χρόνο που απαιτεί η ανταλλαγή email με τον εκάστοτε εμπλεκόμενο.

Πες όχι στα άσχετα links και στα viral βιντεάκια

Κοινώς, μη μπερδεύεις τη δουλειά με τη διασκέδαση. Αν κάποιος συνάδελφος σου έστειλε κάποιο ενδιαφέρον βίντεο ή άρθρο για να δεις / διαβάσεις, φύλαξε το link και απόλαυσέ το με την ησυχία σου αργότερα στο κινητό σου ή, ακόμη καλύτερα, το βραδάκι στον υπολογιστή του σπιτιού. Εκτός, βέβαια, κι ανπερνάς τόσο καλά στο γραφείο ώστε δε θέλεις να φύγεις από αυτό μια ώρα αρχύτερα. Τότε ναι, αλλάζει το πράγμα.

Μην τσεκάρεις το (επαγγελματικό) email σου εκτός δουλειάς.

Ξέρω, το να βγάζεις το super-smartphoneαπό την τσέπη και να κοιτάζεις με ύφος περισπούδαστο τα εισερχόμενα μηνύματα σε κάνει να νιώθεις πολύ σημαντικός και απαραίτητος, περίπου σαν τον Πρόεδρο, όμως… Όμως ο Πρόεδρος δεν παίρνει λίγο πάνω από τον βασικό (καλή ώρα σαν εσένα), ενώ δεν αποκλείεται να δουλεύει και λιγότερες ώρες. Οπότε, όχι, όσο και να το ελπίζεις, δε δείχνεις σημαντικός αλλά αστείος. Κλεισ’ το. Τώρα.

Κάνε επανεκκίνηση στο λογαριασμό σου

Όταν τα πράγματα ζορίζουν υπερβολικά και δεν φαίνεται να υπάρχει άλλη λύση, μπορείς πάντα να κάνεις αυτό που προτείνει ο συγγραφέας Tim Ferris: Ένα αντρειωμένο delete σε όλα τα «εισερχόμενα», με την ελπίδα να κάνεις μια νέα, πιο οργανωμένη αρχή στο λογαριασμό email σου. Ωστόσο, πριν πατήσεις το καζανάκι οριστικά και αμετάκλητα, φρόντισε να στείλεις ένα κοινό, γενικό και ειλικρινές μήνυμα προς όλες τις επαφές σου, στο οποίο θα ενημερώνεις τους παραλήπτες ότι προτίθεσαι να κάνεις ένα καινούργιο ξεκίνημα στο λογαριασμό σου και ότι, αν το κρίνουν απαραίτητο, καλό θα ήταν να επαναλάβουν την αποστολή του τελευταίου μηνύματος που σου είχαν στείλει.

ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΣΧΟΛΙΑ

Αφήστε ένα σχόλιο

nineteen − eighteen =