Αν και εσύ συνεχίζεις να εργάζεσαι από το σπίτι, ακόμα και αν αυτό συμβαίνει μερικές ημέρες του μήνα, ίσως αισθάνεσαι ότι πρέπει να γεμίσεις το πρόγραμμά σου με meetings, έτσι ώστε να διατηρείς επαφή με την ομάδα σου ή με τους συναδέλφους που πηγαίνουν στο γραφείο. Και ίσως αυτό δικαιολογείται κάπως, καθώς σύμφωνα με έρευνα, η μοναξιά που αισθάνεσαι είναι η μεγαλύτερη πρόκληση που καλείσαι να αντιμετωπίσεις όταν δουλεύεις από το σπίτι. Επομένως τι κάνεις; Πας από το ένα meeting στο άλλο, κάτι που έχει αρνητικά αποτελέσματα στην αποδοτικότητά σου.
Σύμφωνα με έρευνα, ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει 3,1 ώρες την ημέρα σε meetings και άλλη 1,5 ώρα είναι μη παραγωγικός. Θέλεις να κάνεις το άθροισμα; Μία ακόμη έρευνα που δημοσιεύτηκε στο Harvard Business Review, έδειξε ότι το 65% των senior managers παραδέχεται ότι τα meetings δεν καταφέρνουν να φέρουν πιο κοντά τις ομάδες τους.
Όσο λοιπόν και αν θέλεις να έχεις συχνή επαφή με την ομάδα σου κατά την διάρκεια αυτής της δύσκολης περιόδου, μην σπαταλάς τον χρόνο σου σε άσκοπα meetings. Τι μπορείς να κάνεις;
1. Ρύθμισε τα επαναλαμβανόμενα meetings σου
Τα επαναλαμβανόμενα meetings σπαταλούν πολλή ώρα ειδικά όταν ξεχνάς να τα ακυρώσεις, με αποτελέσμα να κάνετε μία άσκοπη συνάντηση που δεν είναι πια απαραίτητη. Αν τα ρυθμίσεις, θα διαπιστώσεις ότι ενδέχεται κάποια να είναι σημαντικά, απλά όχι με την ίδια συχνότητα που τα κάνατε στην αρχή. Μπορεί να μην χρειάζεται για παράδειγμα να βρίσκεστε με την ομάδα σου 2 ή 3 φορές την εβδομάδα και να αρκεί μόλις μία. Στο τέλος κάθε εβδομάδας, μπορείς να βλέπεις όλα όσα έχεις προγραμματίσει για την επόμενη και να αποφασίζεις αν είναι απαραίτητα ή όχι.
2. Ετοίμασε μία παρουσίαση ή γράψε ένα email
Αρκετές φορές τα meetings προκαλούν μία αναστάτωση, καθώς πρέπει όλοι οι συμμετέχοντες να σταματήσουν μία συγκεκριμένη ώρα και ημέρα ό,τι κάνουν και να αφιερώσουν τον χρόνο τους στη συνάντησή σας. Κάτι που έχει νόημα μόνο όταν πρόκειται να συζητήσετε ένα πολύπλοκο ζήτημα ή πρέπει να λάβετε μία απόφαση από κοινού.
Αν όμως η ενημέρωση είναι μονόπλευρη, μπορείς πολύ απλά να στείλεις ένα email, το οποίο ο καθένας θα το δει την κατάλληλη για εκείνον στιγμή. Απόφυγε επομένως τα meetings, στα οποία είναι να μιλήσει ένα μόνο άτομο.
3. Απόφυγε τα meetings που αφορούν σε πολύ απλά ζητήματα
Τα πολύ απλά ζητήματα δεν χρειάζονται ιδιαίτερη συζήτηση, επομένως ένα τέτοιο meeting δεν είναι απαραίτητο. Επομένως, στο review που θα κάνεις στο τέλος της εβδομάδας, δες αν κάποια από τις συναντήσεις σου αφορά σε κάτι πάρα πολύ απλό, ακύρωσέ τη και στείλε απλά ένα email.
4. Ακύρωσε ένα meeting αν δεν μπορεί να παρευρεθεί ο decision-maker
Σύμφωνα με έρευνα, στο 1/3 των meetings δεν συμμετέχουν όλοι όσοι χρειάζονται. Μία συνάντηση χωρίς τους βασικούς decision-makers είναι άσκοπη, με αποτέλεσμα να οδηγεί σε ένα 2ο ή και 3ο meeting.
Η αλήθεια είναι ότι δεν απαντούν όλοι στα calendar invitations. Επομένως, για να αποφύγεις ένα meeting από το οποίο θα απουσιάζουν οι βασικοί decision-makers, μπορείς στο τέλος της εβδομάδας που θα κάνεις το review σου, να κάνεις ένα follow up μαζί τους για να διασφαλίσεις την παρουσία τους.
5. Προσπάθησε να αποφύγεις τα meetings στα οποία συμμετέχουν πάνω από 20 άτομα
Ο Βρετανός ιστορικός C. Northcote Parkinson αποκαλούσε τις συναντήσεις άνω των 20 ατόμων «συντελεστή αποτελεσματικότητας», καθώς κατά την άποψή του, σε τέτοιες περιπτώσεις είναι αδύνατο να ληφθεί μία απόφαση. Και όχι μόνο αυτό. Τα μέλη μίας ομάδας νιώθουν ασφαλή όταν ο καθένας από αυτούς συμμετέχει ενεργά στην συζήτηση, κάτι ανέφικτο στα meetings πολλών ατόμων.
Αντί λοιπόν να αποδέχεσαι κάθε πρόσκληση για ένα νέο meeting, αξιοποίησε τον χρόνο σου, κάνοντας ένα ξεσκαρτάρισμα στο τι είναι σημαντικό και τι όχι, τι μπορείς να αποφύγεις και τι όχι.
Πηγή: Thrive Global Greece
