Οι επαγγελματίες ξοδεύουν κατά μέσο όρο το 28% κάθε εργάσιμης ημέρας στα emails. Αυτό σημαίνει δύο ώρες και 36 λεπτά.
Τα καλά νέα: Μπορούμε να μειώσουμε αυτόν τον χρόνο προσθέτοντας μια απλή πρόταση στο τέλος κάθε email που στέλνουμε. Η πρόταση πρέπει να λέει κάτι τέτοιο: «Αν μπορείτε, θα εκτιμούσα μια απάντηση έως ____, έτσι ώστε ____».
Για παράδειγμα, σε έναν πιθανό πελάτη: «Αν μπορείτε, θα εκτιμούσα μια απάντηση μέχρι την Τετάρτη το απόγευμα, ώστε να μπορέσουμε να κλειδώσουμε την τιμολόγηση που συζητήσαμε». Ή, εάν στέλνετε μήνυμα σε έναν υπάλληλο: «Χρειάζομαι μια απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις μέχρι αύριο το μεσημέρι, ώστε να μπορέσουμε να τηρήσουμε το deadnline μας για αυτό το έργο». Το σημαντικό είναι να ενημερώσετε τον παραλήπτη πότε χρειάζεστε απάντηση και γιατί!
Αν κάτι δεν είναι επείγον, ενημερώστε τους επίσης. «Αυτό είναι σημαντικό αλλά δεν περιοριζόμαστε χρονικά, γι’ αυτό παρακαλούμε να το κοιτάξετε όποτε έχετε την ευκαιρία».
Όπως εξηγεί το inc.com, αυτές οι προτάσεις βασίζονται σε συμβουλές του ψυχολόγου του Wharton, ομιλητή TEDx και διάσημο συγγραφέα, Adam Grant, που έδωσε κατά τη διάρκεια ενός πρόσφατου διαδικτυακού σεμιναρίου.
Απαντώντας σε μια ερώτηση σχετικά με την επικοινωνία στο χώρο εργασίας, ο Grant αναφέρθηκε στην έρευνα της Vanessa Bohns του Cornell, που δείχνει μια μεγάλη αναντιστοιχία μεταξύ του τι περιμένουν οι αποστολείς από τους παραλήπτες των email και του τι πιστεύουν αυτοί οι παραλήπτες ότι αναμένεται από την απέναντι πλευρά. Ο λόγος είναι κάτι που ονομάζεται «εγωκεντρική προκατάληψη», που οδηγεί τους περισσότερους από εμάς να πιστεύουμε ότι καταλαβαίνουμε τι σκέφτονται και αισθάνονται οι άλλοι- κάτι που σε πολλές περιπτώσεις δεν ισχύει.
Η έρευνα έδειξε επίσης ότι η απλή πράξη του να δηλώνεις ρητά πότε περιμένεις μια απάντηση κάνει τεράστια διαφορά: «Διευκρινίστε τις προσδοκίες και πείτε: «Θα ήθελα πολύ να ακούσω νέα από εσάς τις επόμενες 48 ώρες» ή «Αυτό το email είναι λιγότερο επείγον, και αν επικοινωνήσετε μαζί μου τον επόμενο μήνα, θα είμαστε εντάξει».
Έτσι όλα θα είναι ξεκάθαρα από την αρχή. Και για τις δύο πλευρές. Δεν θα χρειάζεται να ανοίγετε (ιντερνετικό) διάλογο ξανά και ξανά για τυχόν διευκρινήσεις, χάνοντας χρόνο. Επίσης, τα άτομα στα οποία στέλνετε email μπορούν να προγραμματίσουν τον χρόνο τους και να δώσουν προτεραιότητα όπου πρέπει, ανάλογα με το τι είναι πιο σημαντικό τη δεδομένη στιγμή. Μειώνοντας τις όποιες καθυστερήσεις.
